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RPA

受発注業務の自動化を考える。最適なフローチャートの描き方

ワークスアイディ 効率化 ビジネスデザイン DX WinActor RPA 自動化

A社、B社、C社といった複数の企業様からの注文データを社内システムへ登録・発注するといった業務。RPA支援でよく挙がる業務の1つです。
今回はRPA化に向けての考え方やコツをお教えしたいと思います。

RPA化する業務:
A社、B社、C社といった複数の企業様からの注文データを社内システムへ
自動登録したい
(各社の注文データはフォーマットが異なります)

業務フローどおりに作ろうと思うと、

①「A社からの注文データをシステムへ登録するロボ」
②「B社からの注文データをシステムへ登録するロボ」
③「C社からの注文データをシステムへ登録するロボ」

といった3つのロボを考えるかもしれません。
もちろんこの組み立て方も間違いではありません!

ですが、一歩先を考えるとどうでしょう🤔

・A社やB社またはC社の注文データのフォーマットが変わってしまった
・システム登録部分でエラー発見⇒3つのロボを改修💦
・注文先が増えた

などなど、現状の業務からすこし変わっただけで、大がかりな改修が必要となります。ロボを作成された方だとわかると思いますが、自分で作ったロボでさえ、記憶は曖昧になるし、改修には時間がかかります。業務がすこし変わっただけで毎回改修に時間がかかっていては、RPA化する意義が薄まってしまいます。

ここでは、Excelで作成したテンプレートファイルを利用して、各社の注文データをシステム用のフォーマットに変換させたいと思います。

①システムへ登録するロボ
②A社の注文データをシステム用のフォーマットに変換するロボ
    (A社用テンプレートファイル利用)
③B社の注文データをシステム用のフォーマットに変換するロボ
    (B社用テンプレートファイル利用)
④C社の注文データをシステム用のフォーマットに変換するロボ
    (C社用テンプレートファイル利用)

ロボ①は、単純にシステム用のファイルを参照しながら「システム登録」処理を行うロボです。もし、システム登録部分でエラーを発見してもロボ①の改修のみで大丈夫です。

ロボ②~④は、基本的に「注文データを各社のテンプレートファイルにペースト」する処理を行います。今回、テンプレートファイルはExcelを利用したのですが、ExcelでできることはExcelにしてもらいます。

 

ここで伝えたかったこと

①業務フロー通りのロボは作らない
せっかくPRA化するのだから、業務フロー通りではなくメンテナンスしやすいフローを目指す。

②テンプレートを上手く利用すること
ExcelができることはExcelにしてもらう!!Excel関数を駆使しましょう🎵

ロボで出来ないことはないけど、ロボはシンプルに!が一番です。

データが複雑でテンプレートファイルを使っても上手くいかない!ということもあるかもしれませんが、「業務改善」に向け、折り合いをつけて、少しでもメンテナンスしやすい業務フローに変換していきましょう!

 

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