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コラム

2020年下期を振り返る -デジタル化の進んでいる会社と、そうでない会社-

ワークスアイディ データでビジネスをもっと面白く ビジネスデザイン

2020年10月~2021年3月、2020年度下期の振りかえり。
相変わらず、コロナ禍の中ではあったけど、全ての営業活動、事業活動をストップさせるわけにもいかず。
ただ毎日まいにち、感染者数の集計結果を眺めているわけにもいかず。

会社に属している以上、どんな状況でも成果が結果なわけで。

そんな上期を振り返って印象的だったのは、ITツール導入することに好意的で積極的により良いものへ、より便利になるのなら!とツールも移行してきた企業様と、対照的に便利なことは理解していても導入が進んでいない企業様。

まさに二極化していることを実感した前期でした。

個人的には、少人数の組織でしかできない事業や魅力もたくさんあるから、アナログな運用や、仕事が人に紐づいているオペレーションを、全く否定しません。
(どちらかといえば、自然の中で過ごす時間が大好きでアナログ最高だぜ!という思考。)

ただ、マクロで見るとどうやらこれでは世界で勝てない。

人から人へ伝えることで仕事の注文ができて、
人の記憶の中に業務マニュアルが存在し、
スケジュールもコミュニケーションの中で変更できて、
電話での注文では忘れた時にトラブルになるから。と改善されたFAX手書き注文が主流。
はがきで注文を受付。
これまでの取引履歴は全て印刷して紙で保管。
きちんと丁寧に書庫に整理されて保管されているのを何社もみました。

(すごく偉そうな書き方になっていると嫌なんですが…)
私は企業様に訪問する時に地図アプリからでは分からない、会社のある場所がどんな場所なのか、地形からどんな産業が栄えた場所なのか、ありとあらゆるものを観察します。

そして会社のHPからでは分からない建物のつくり、受付の設備(手書き、電話、タブレット)、通された会議室の間取りや設備(プロジェクター、ホワイトボード、液晶モニタ)、一瞬見えたバックオフィス業務部隊のPC設備(デスクトップ型なのか、モニター使用有無)も一瞬で観察します。

これは仕事柄とかでもなく、幼少期からの観察癖です。
企業様をチェックしているわけではなく、純粋にここで働く人に興味が湧いているので、どんな風に、どんな気持ちで普段働いているのかを想像したくて、そのために必要な情報を収集する行動だと思います。

私は私の経験した中での経験値しか積めないし、私から見える視点でしか何かを考えることが難しいですが、
ここで働いている人の気持ちを想像して知ることができれば、何に困っていて、どうしていきたいのか、共感できると思っています。

実際に弊社が販売しているのはITツールかもしれないですが、合わせて必ず業務改善も必要になります。現在の運用も目的や得たい効果に合わせて変えることができて初めて結果が付いてきます。

このままの運用のままで良い。

そう思うなら運用に合っていないITツールをわざわざ導入しなくて良いと思っています。会社の方針、事業や運用体制に合わせて取る手段は異なります。

実際にトップダウンでITツールを導入して、現場の運用に合わず効果を得られない企業様もみてきました。
どんなに便利で素晴らしいツールも、運用が定着して、それを使う人が喜んで初めて最大限の効果を得られます。

だから、訪問した際に観察力をフルに働かせて、この企業はどんなことをポリシーにしているんだろう。
どんなことに投資していて、どんなカルチャーの会社なのか。を感じ取り、ITツールを提供する私達が、どんな支援をすれば一緒に走れるかを考えます。

一方でデジタルデータ活用した運用が当たり前の企業様においても、課題が無いわけではありません。

実店舗を構えることなく、Web上での販売のみで処理するデータはすべてPCの中にあるデジタルデータ。

紙面にあるデータが必要なことはありませんし、データを印刷してハンコを押して誰かにと郵送することもしていませんでした。

それでも注文を受けて、納品先に商品が届いて、決済して入金されるまでの一連の流れの中で行う作業は進捗状況に応じて、オペレーションを行う必要があります。

生産部(製造会社)への生産指示
配送業者の手配
発注書の発行
配送日の確認
納品日の確認
在庫の確認
納品書の用意
運送状況に伴い送付先へのご案内
請求書の発行
売り上げ計上

このような一連のタスクが1つの注文に対してすべて実行しないといけません。さらにはパソコンの作業だけ進めていけば良いわけではなく、実物の商品の状況とか、関連部署や配送状況に合わせて、データも同じように確実に処理を進めていきます。

作業自体は難しくないですが、様々な状況によって扱うデータの内容も更新していきながら常に動くデータを管理していくため、扱うオペレーターの心理的負担は大きいはずです。

さらには実施するタイミングも「その時」でないといけない作業が多く、時間の制約もあるため運用を止めることができないこともあって、ITツールの導入時から業務フローを見直すことなく、オペレーターからオペレーターへ業務手順が引き継がれていることが多いです。

デジタルデータを扱う企業様は、取引する数も多く、どんなに遠くても日本全国に24時間販売ができる仕組みができた分、管理オペレーションになるとこんな課題があります。

 

私達はITツールの導入~運用まで、様々な方法でサポートできることが強みですが、こんなに対照的な企業様に同じメニューで、同じ方法で支援を実施したところで、満足いただけるとは思えません。

あらゆる企業様の状態や考え方に合わせて、提案するサービス内容を変更して要望にお応えできるようにしないといけないな。と感じます。

今期もお客様と共に成長します😎!

 

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