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コラム

議論の空気を変えたひと言

ワークスアイディ 業務改善 ビジネスデザイン IT RPA

先日、お客様との打ち合わせでとっても素敵な出会いがありました。

お客様はアメニティ用品を自社内で製造し、全国展開されているホテルから家族経営されている旅館など、様々な規模の取引先様へ販売している企業様です。

 

直接エンドユーザー様から注文を請けて、製造した商品をお届けし、請求することもありますが、商社様からまとまった注文を請けることもあるようです。

今回はビジネスの中心にある『受発注業務』のオペレーションを改善するというテーマで訪問しました。

実際に業務分析、業務調査、業務選定、改善はコンサルタント会社が支援することなっているため、私はRPAツールの提供とシナリオ開発部分でのサービス提供で同行しました。

実際にここからコンサル会社、ワークスアイディ、お客様の3社間でこれまでのオペレーションを改善するため役割を分担しながらも協力して成果を出していくための打ち合わせという段階です。

お客様は既にこのプロジェクトを進行していて、社内でプロジェクトチームを結集していました。

 

メンバーは6名ほどで、全体をみるために社長自らプロジェクトチームに参加し、部を横断して全体をまとめるプロジェクトリーダー、予算の判断のために経理部の方、オペレーション業務を実施している方4名の構成です。

それぞれ現状のオペレーションで感じている課題を自由に発言し、そのひとつづつをどのような改善方法があるかをディスカッションしていきます。
これまで重ねてきたディスカッションの経緯を改めて共有頂いた後、RPAを活用した業務改善について、私からプロジェクトチームの皆様へご説明をさせていただきました。

実業務をされてきた方々からすると、現状の運用フローに落ち着いたのには理由があるし、現在の体制の中でできる改善は重ねてきた結果が今である。

そこから新たにRPAを活用してオペレーションの効率を上げていく、そこにはあらゆる運用の変更が伴うため、RPA化していくという手段が適しているのか、本当にこれで進めて良いのかとブレーキがかかることが良くあります。

今回も同様にRPAツールの活用方法と進め方について全員で認識した後に、議論になりました。

○○会社の場合だと、RPA化するのは難しいのではないか?
○○業務は紙とFAXと電話で連絡が来るから、RPA化できる業務がないから導入しても効果がないのではないか?
現段階で導入するより、業務改善をしてからのほうが良いのではないか?

私はRPAのご説明を聞いていただいた後の議論にこそ、価値があると考えているので、誤解を生んでいるようなことがあれば訂正しますが、それ以外はなるべく話に入らないように静観するように心がけています。

この時もRPAを導入することは全員合意でしたが、現業務の運用方法を変更することが最優先となるため、現状の運用方法のままRPA化できる部分を探して取り掛かっても少しの効果しかでないのではないか。という議論になりました。

・・・(不穏な空気)・・・

すると、オペレーション業務をしている1名の女性が、議論の風向きを変えることになる発言をしたのです。

「でも、誰かがやらないとね・・・!」

そこから、RPA導入に対する全員の気持ちが前のめりになり、何もしない現状維持より、少しの改善効果でも誰か(自分達)がやらないといけないという意識に変わったのがはっきりと分かりました。

これまでのやり方はこれまでのやり方で、誰かがいつかITを活用したオペレーションに変更したり、効率を上げるための方法を検討していかないと、事業が成長していかない。
そのために今、このメンバーで集まっているんだ!ということを再認識した瞬間でした。

運用を変更してでも現状より負担が減っていくなら、誰かがやるしかない!これまで改善できなかった課題をRPA活用によって少しでも解消されるのであればチャレンジしてみたい!
自分がRPA習得してオペレーションを改善するぞ!と、意気込んでいました。

 

その後まずはRPAの基礎知識を習得いただくために、研修の支援をしましたが、参加者の皆様とても前向きに受講してくださいました!

 

これからはいよいよ、実業務でのシナリオ作成に取り掛かる予定です!今後もRPAを活用したオペレーション改革をゴリゴリ進めて、一緒に走ります!

これってやって意味あるかな?と立ち止まった時には、「でも、誰かがやらないとね・・・!」の言葉を思い出して、使命感をもって業務に取り掛かろうと思います!

 

 

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