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システム開発を外注するメリットとは?失敗例や注意点も紹介!

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自社システムを開発するには開発に必要な人員が必要なだけでなく、時間や手間がかかります。
そのためシステム開発の外注を検討している方も多いのではないでしょうか。

「システム開発の外注を検討しておりメリットやデメリットを知りたい」
「システム開発の外注で失敗しないために注意すべきポイントを知りたい」

本コラム記事では、上記のような疑問を持つ方に役立つ情報を提供します。
システムの自社開発と外注の違い、そのメリット・デメリットと外注の失敗例と注意点について解説しますのでぜひ最後までご覧ください。

■自社で開発する場合と外注する場合の違い

システムを自社で開発する場合、システム開発に必要なメンバーを社内から募る必要があります。
またエンジニアなど必要な人員が不足している場合は、採用したり、社外のSES企業に人員の手配を依頼したりする必要があります。

一方で外注する場合は、自社でシステム開発に詳しい人材を用意し、窓口として外部のシステム開発の実務を担うパートナーと開発を進めていきます。

■システム開発を外注するメリット・デメリット

◇4つのメリット

ここでは、システム開発を外注する際の4つのメリットについて解説します。

▲専門知識を持つ人がいなくても開発できる

外注するメリットとして、社内にエンジニアがいなくても開発できる点が挙げられます。
エンジニアは需要が高く採用するにも時間と労力がかかります。
社内にエンジニアが不足している場合やシステム開発を進めることができるノウハウを持った人材がいない場合には外注を検討すると良いでしょう。

▲コストの管理がしやすい

システム開発を外注することでコストの管理をシンプルにすることができます。
例えば、自社で抱えるエンジニアでは固定給や賞与、社会保険料などがかかります。
また、社内で予算を組むと経費の項目が複雑になりがちです。

その点、外注する際は「外注費」としてまとめて管理ができることから、コストが管理しやすいと言えます。

▲採用・育成の手間が省ける

外注することでシステム開発に必要な人材の採用や育成をする手間を省くことができます。
エンジニアは需要が高く、社内のニーズに合うエンジニアを雇うことは難しいことが多いです。
日進月歩でテクノロジーが進化していく為、学び直すことも同時に求められます。
それが故に、新しく教育する時間や手間もかかります。
外注することで必要な人材を用意することなく、システム開発を進めることができます。

▲システム開発の状況に対して柔軟な対応ができる

内製でシステム開発を行うと、スキルに依存した設計となります。
実現できる範囲も限定される為、得られる効果も低くなるケースがあります。
開発に必要な人材を採用することなく、課題解決を目的に必要な時に最適なシステム開発をすることができるため、状況に応じて柔軟な対応ができるようになります。

◇3つのデメリット

▲理想通りのものが納品されるわけではない

システム開発を外注する場合、理想通りのものが納品されるとは限りません。
なぜかと言うと、システム開発会社によっては、強みや得意としている分野が違うからです。
また外注する際に希望するシステムの要件が正しく伝わっていない場合もあり、結果として望まないシステムができる場合があります。

上記のようにならないためにも、あらかじめシステム開発を外注する企業の得意な分野を把握したり、要件のすり合わせに時間をかけてするようにしましょう。

▲システム開発のノウハウが蓄積されない

システム開発を外注していると、社内のノウハウの蓄積につながらない場合があります。
ただし、社内にエンジニアがいなければ、コストや完成度の観点から考えると外注にしておく方が無難なケースもありますね。

▲システム開発の工程の管理がしにくい

外注することで、システム開発の工程が見えにくい場合があります。
システム開発を外注すると、開発の途中経過や工程を確認できないことがあり、希望通りの品質になっているかが、開発途中ではわかりにくい場合があります。
そのため、外注先とは細かくコミュニケーションをとり、適宜進捗を確認するようにしましょう。

■システム開発の失敗例

ここでは外注する際に失敗してしまう3つの理由について紹介します。

◇外注する際に丸投げしてしまう

外注した後は全て任せておけば大丈夫という考えは危険です。
丸投げすることで本来解決したい課題を見失い機能面だけの話が先行される場合があります。
例えば、自社のユーザー向けにシステムの開発を依頼している場合、外注先はユーザーの理解が進んでいないことから、
「ズレ」が生じてシステム開発に手戻りが発生する可能性があります。
そのため、都度情報を共有し合いながら開発を進めることが重要です。

◇予想よりもコストがかかった

外注は円滑に進んだが、予想以上に開発費がかかってしまい当初の予算を超えてしまったというケースはよくあります。
当初の要件から変更があったり、開発すべき機能が追加されたりすると、費用は上がっていきます。
またシステムの要件が曖昧なまま外注をすると、費用が予想より高くなることがあります。
このような場合を防ぐには、事前にシステムの内容や要件を精密に定義した上で先方と見積もりのすり合わせをすることが必要です。

◇要件定義が曖昧で希望のシステムが納品されなかった

事前の要件定義が曖昧なため、希望のシステムが納品されない場合があります。
特に初めてシステム開発を外注する際は、どのようなシステムを開発するのかを明確にしておかなければなりません。
そのためには、発注者側にも最低限のシステム開発に関する知識が必要です。

■システム開発を外注する際の注意点

◇目的・予算・納期を明確にする

システムを外注する際は、目的や予算、納期を明確にする必要があります。
目的が明確でなければ、ターゲットとするユーザーがわからないため、システムを開発することで解決したい課題や改善点を洗い出すことができません。
また、予算や納期を明確にしておかなければ、予想以上に開発費が膨らんでしまったり、ローンチ日に間に合わなかったりと不都合な状況になる可能性があります。
事前に、システムを外注する会社と目的や予算、納期のすり合わせをしておきましょう。

◇見積を複数の会社から行い比較する

開発の外注が初めての場合は特に、複数の業者から見積もりをもらうことが好ましいでしょう。
見積の価格が妥当であるかだけでなく、各社の強みを理解することも重要なポイントです。
複数の業者から提案を受けることは手間がかかりますが、最適なパートナーを選ぶためにも重要なポイントです。
提案を比較し、自社の課題に合う外注先を選びましょう。

◇RFP(提案依頼書)を作成する

RFP(提案依頼書)とは、「Request for Proposal」の略で開発会社から見積もりや提案をしてもらうために必要な依頼書です。
RFPには、システム概要・提案依頼事項・提案手続き・開発の条件・契約事項などを記載します。
RFPを作成しておくことで、要望するシステムを外注先に正確に伝えることができます。

■まとめ

本記事では、自社開発と外注の違い、外注のメリット・デメリットを紹介しました。
システム開発を外注する際に、失敗しないためには事前に必要な条件をよく吟味し、まとめて外注する会社とすり合わせをしておく必要があります。
はじめてシステム開発の外注を検討しており、不安な方は是非当社にご相談ください。
RFP(提案依頼書)の作成から支援させていただきます。

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