個人情報の取扱いについて
1.個人情報の定義
「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名・生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいいます。
2.個人情報の種類および利用目的
■当社の各サービス利用に関する個人情報
①派遣登録者の個人情報
1. 当社のスタッフ登録手続きに関する案内・連絡のため
2. 登録手続きのため
3. お仕事紹介のため
4. 各種研修、資格取得、スキルアップ等、就業支援に関する案内・連絡
5. 当社スタッフとして就業する場合、就業に係る各種手続き・連絡等(就業条件の明示・勤怠管理・給与の支払い・福利厚生等)のため
6. 当社スタッフとして就業する場合、派遣先に対して、健康保険・厚生年金・雇用保険に加入した際のこれら保険証の写し等加入の事実を証明できる証書の提示または書類の送付のため
7. 派遣スタッフとして就業する場合、ストレスチェック実施のご案内等のため
8. その他業務上必要な手続き、処理等のため
9. 災害や事故発生時などの安否確認・連絡のため
10. 当社サービスの向上を目的とした上で、ご意見ご要望、アンケート等情報送付のため
②ビデオ面談による画像データについて取得する個人情報
1. 当社のスタッフ登録手続きに関する案内・連絡のため
2. 登録手続きのため
3. お仕事紹介のため
③有料職業紹介および紹介予定派遣登録者の個人情報
1. 職業紹介時の求人検索のため
2. 有料職業紹介に係る適正な附随サービス提供のため
3. 給与支払いなどの業務管理のため(紹介予定派遣のみ)
4. 災害や事故発生時などの安否確認・連絡のため(紹介予定派遣のみ)
5. 個人情報を含まない形に加工した上で、当社事業目的に必要な統計データ算出のため
6. 当社サービスの向上を目的とした上で、ご意見ご要望、アンケート等情報送付のため
④FORTUNA(適正診断テスト)の個人情報
1. FORTUNA(適正診断テスト)の回答出力のため
2. 導入企業への身分紹介のため
3. 個人情報を含まない形に加工した上で、当社事業目的に必要な統計データ算出のため
⑤RoboRoid会員の個人情報
1. 会員コンテンツ登録、キャンペーン等配信連絡のため
2. 会員コンテンツの利用・閲覧のため
3. 会員への情報提供などのPR、インフォメーション活動のため
⑥RoboRoidサポートデスクの個人情報
1. サポートデスク業務を行う際の情報確認のため
2. お問い合わせに対する連絡のため
⑦研修サービスの個人情報
1. 研修サービス業務(受講票、受講者名簿作成、修了証発行、お問合せ等連絡)
2. 講習会ご案内の送付、キャンペーン・コース情報のご紹介、メールマガジンの送付、お客様のご要望やご意見をうかがうアンケートの送付、キャンペーンの抽選
⑧FORTUNA（適正診断テスト）サービス回答者の個人情報
1. 個人結果の提供のため、報告書の作成のため、統計資料としての利用のため、当社のサービス改善のため
⑨RPAソリューションサービスの個人情報
1.ライセンス提供における、各種料金の請求収納及び債権保全
2.保守契約に基づくサポートーサービスの提供
3.商品ご案内や、アフターサービスの実施
4.セミナーの申し込み管理、製品・サービス及びイベント・セミナー等のご案内、お客様への回答、カタログ等の各種資料のご提供、ご送付の実施
■従業員等に関する個人情報
①当社へ応募された方の個人情報
1. インターンの案内、面接試験の案内、採用の選考および選考結果の連絡のため
2. 採用時の手続きの案内・連絡
3. その他上記に付帯する業務上の手続きおよび連絡
※応募時に提供いただいた応募書類等について、採用に至らなかった場合は、当社にて廃棄いたします。
②従業員の個人情報
1. 入社手続き
2. 撮影した本人写真の事務所入室カード、当社ホームページ、社内報への掲載
3. 社員台帳の作成と社内グループウエアへの掲載(所属部署、名前、役職等)
4. 緊急時連絡網等の作成
5. 健康保険、厚生年金、雇用保険等の社会保険手続き
6. 勤怠管理および給与計算、租税、給与・賞与の支払い
7. 健康診断・福利厚生等の提供
8. 教育研修などの人材開発
9. 各種お問い合わせ等への対応
■マイナンバー制度に関する個人情報
①従業員および派遣スタッフに関する個人番号
1. 給与所得、退職所得の源泉徴収票作成事務
2. 雇用保険届出事務
3. 健康保険、厚生年金保険届出事務
4. その他、社会保障・税・災害対策分野の中で法律に定められた行政手続き
②従業員以外に関する個人番号
1. 報酬、料金等の支払調書作成事務
2. 配当、剰余金の分配および基本利息の支払調書作成事務
3. 不動産の使用料等の支払調書作成事務
4. 不動産等、譲受けの対価の支払調書作成事務
5. その他、社会保障・税・災害対策分野の中で法律に定められた行政手続き
3.第三者への提供
①労働者派遣の場合
ご登録いただいた個人情報は、法令の規定または司法手続きに基づく要請による場合を除き、第三者への提供をすることはありません。
ただし、業務経歴・遂行能力などの情報については、派遣先に開示することがあります。
②有料職業紹介および紹介予定派遣の場合
有料職業紹介および紹介予定派遣での就業希望の場合、就業先へ選考のため、氏名・生年月日などの基本情報や職歴・学歴・資格などの履歴書事項および業務遂行能力に関する情報を紹介先企業へ紙媒体または電子媒体にて提供することがあります。
③セミナー申し込みの場合
参加申込者本人の同意を得ずに第三者に開示することは、提供先・提供情報内容を特定したうえで、参加申込者の同意を得た場合に限り開示します。
④本人の同意なく提供する場合
当社は、個人情報を本人の同意なしに第三者に提供しません。ただし、以下の場合は、個人情報を本人の同意なく提供することがあります。
1. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
2. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
3. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
4.外部委託
ご登録いただいた個人情報は、上記利用目的達成のため、当社が適切と認める外部企業に個人情報を委託することがあります。ただし、目的の範囲を超え、個人情報を使用することはありません。
5.個人情報の管理
ご登録いただいた個人情報は、当社規定に従い厳重に管理の上、保管・利用いたします。 また、2年間ご連絡がない場合は廃棄いたします。尚、返却は承ることができませんので予めご了承下さい。
6.開示対象個人情報
①開示個人情報について
1. 氏名・性別・生年月日・住所・電話番号・緊急連絡先
2. 資格・免許・学歴・職歴 以下は当社で就業実績がある場合
3. 給与支払口座、通勤経路、扶養家族構成等
4. 当社での職務履歴、給与支払履歴
5. 当社で実施した健康診断結果
②開示対象個人情報の取り扱いについて
個人情報および当社の個人情報保護の取り扱いに関する苦情・相談等のお問い合わせは、下記当社または認定個人情報保護団体までお願いいたします。
▪ワークスアイディ株式会社
住所:〒150-0002 東京都渋谷区渋谷2-15-1 渋谷クロスタワー23階
電話: 03-6418-0801
Mail: privacy@worksid.co.jp
▪当社が個人情報保護に関する法律(平成15年法律第57号)第37条第1項の認定を受けた者(認定個人情報保護団体)の対象事業者である場合は、その認定個人情報保護団体の名称および苦情の解決の申出先
認定個人情報保護団体の名称:一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)
苦情解決の連絡先:個人情報保護苦情相談室
住所:〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12階
電話:0120-700-779
③開示対象個人情報の開示等の求めに応じる手続きについて
ご登録いただいた個人情報については、本人又は代理人 より 「利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止及び第三者への提供に関する記録」の求めがあった場合、当社規定に従い、遅滞なく誠意をもって対応いたします。
(1)手順について開示請求には、弊社ホームページ記載の「個人情報開示等請求書」をダウンロードの上、本人確認書類・手数料を同封いただき、本件請求先住所までご郵送ください。
開示等を申請する際は、「個人情報開示等請求書」に記載された「開示等における個人情報の取り扱いについて」を必ずご確認ください。
なお、利用目的の通知、個人情報の開示に関しましては、1請求ごとに、手数料として1000円(消費税込み)を徴収させていただきます。
各請求書を当社へ郵送する際に、手数料1000円分の切手または郵便定額小為替をご同封ください。手数料が不足していた場合は、その旨をご連絡いたします。
連絡後、1週間を経過しても手数料をお支払いいただけない場合、ご請求は無効とさせていただきます。
④本人確認書類について
個人情報開示等の請求に際しましては、「個人情報開示等請求書」とともに、本人確認のため次のいずれかの書類もご郵送ください。なお、本籍地が記載されている場合は、黒塗りにした上、書類をお送りください。
1.ご本人が請求する場合
▪運転免許証、パスポート、住民表等の本人確認ができるものの写し
2.代理人が請求する場合
代理人の方が手続きをされる場合は、「個人情報開示等請求書」と上記(1)に加え、次のいずれかの書類もご郵送ください。
▪ 代理を示す旨の委任状
▪ 代理人の運転免許証、パスポート、住民票等で代理人確認ができるものの写し
▪ 代理人が弁護士の場合は、登録番号のわかる書類
⑤本件請求先について
ワークスアイディ株式会社 管理本部
住所:〒150-0002 東京都渋谷区渋谷2-15-1 渋谷クロスタワー23F
電話: 03-6418-0801
Mail: privacy@worksid.co.jp
⑥開示の方法について
（１） 個人情報の利用目的の通知、開示、第三者への提供に関する記録の請求等の場合は、原則、本人
又は代理人が ( 「 個人情報開示等請求書 」にて指定した方法により対応いたします。（ただし、
指定された開示等の方法を行うことが困難な場合は、書面の郵送にて対応いたします。）
（２） 個人情報の訂正、追加、削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止の場合は、対応した旨、
電話又はメールにてご連絡いたします。
⑦非開示事由
以下の事由に該当する場合は、開示等の求めに応じられません。応じられない場合は、その旨および理由を書面にて通知いたします。
▪ 「個人情報開示等請求書」に記載されている氏名・住所もしくは代理人の氏名・住所が、本人確認のための書類に記載されている氏名・住所と一致しない場合
▪ 開示等の要求の情報が、開示対象個人情報に該当しない場合
▪ 開示等の要求のあった個人情報の存否が明らかになることによって、本人または第三者の生命、身体または財産に危害がおよぶおそれがある場合
▪ 開示等の要求があった個人情報の存否が明らかになることによって、違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれがある場合
▪ 開示等の要求があった個人情報の存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、または他国もしくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ、または他国もしくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがある場合
▪ 開示等の要求があった個人情報の存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧または捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶ恐れがある場合
7. 個人情報の提供に関する任意性および当該情報を提供しなかった場合に生じる結果
個人情報の提供は任意となっておりますが、提供いただけない場合や情報に漏れやミスがある場合は、正規の処理が行われず適正な当社サービスをご利用いただけない場合があります。
8.安全管理措置に関する事項
(１)基本方針の策定
・個人情報の適正な取扱いの確保のため、「関係法令等の遵守」、「問い合わせ、苦情、相談に対応する窓口の設置」等について「個人情報保護方針」を策定しています。
(２)個人情報の取扱いに係る規律の整備
・取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について「個人情報保護規程」を策定しています。
(３)組織的安全管理措置
・個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
(４)人的安全管理措置
・個人情報についての機密保持に関する事項を就業規則に記載しています。
・入社時において、機密保持に関する誓約書に誓約しています。
・個人情報の取扱いに関する留意事項について、全従業者に対し定期的な研修を実施しています。
(５)物理的安全管理措置
・個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、入退出権限を有しない従業者による個人情報の不適切な利用を防止する措置を実施しています。
・個人情報を取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を実施しています。
(６)技術的安全管理措置
・アクセス制御を実施して、担当者及び取扱う個人情報データベース等の範囲 を限定しています。
・個人情報を取扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウエアから保護する仕組みを導入しています。
(７)外的環境の把握
・外国において個人データを取り扱う場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等外的環境を把握した上で、個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。
