全社一丸となってRPAに取り組んだ結果、125個のロボット稼働に成功！

元々私がWinActor楽しい！と、RPAに夢中になり、自分が所属していた営業管理の業務を、ひたすら自動化していきました。
すると、取り組めば取り組んだ分、その結果が出る。
自動で動いた分、業務量が少なくなっていくのを実感できた為、RPAは必要だということが分かって、更に推進していく…
という循環でRPAを活用することが定着していったと思います。

RPA導入時の印象は、自分がもっとレベルアップすることや、RPAを扱えるようにならないと仕事なくなっちゃうな。という考え方でした。
元々営業管理に所属してるメンバーは、サクっと仕事は終わらせて、帰って違うこともしたい、
プライベートを充実させたいという人が多かったので、そこがスムーズに活用できた要因だと思います。

現在の運用方法

• 全社でRPAロボットを運用。
• 勤怠、請求給与、データ登録、契約書作成等を中心にRPAを活用。
• RPAが処理を終えたデータをチェックする方法の策定や、エラー発生時のロボット修正対応が人の業務に変化。

習慣でやっていることに対して疑問が持てるかどうか

全社でRPA運用する際に重要なこと

RPAは、ある程度基準・ルールがあった上で動くものだと思うので、ぼんやりした基準が多いと、業務ルールの統一から始めないといけないことが大変でした。
データを登録するときの登録の順序や登録の仕方、名前の決め方など、ちょっとした作業の違いが、拠点ごと・コーディネーターごとに存在していました。
全員と話して、決定事項の説明ではなく、どんな理由で統一しないといけないか、変更したら分かりやすくなることを説明した上で、皆で話して統一するルールを決めていきました。

実際にRPAの社内研修も受けていたので、こういうことだったらそのルール必要だよね、と理解してもらえました。
誰もが「習慣」にしていることがあって、そこに対して疑問が持てるかどうかが大きく影響すると思います。
目の前の業務に疑問がもてるか、仕事の目的を理解しているか、というのが重要です。
業務の自動化をする以外に、皆にルールの統一の必要性を伝えたり、RPA自体を理解してもらう活動が大変です。

RPAは理論通りでかわいい存在

初めてRPA研修受けさせていただいた時に、自分としては簡単だろうと思っていた業務のシナリオ作成に挑戦しました。
人がやると2分くらいで終わる業務が、シナリオを組むとなると結構複雑で、シナリオ作成に一週間かかりました。

でも作成したものが実際に動いたり、自動化するための色んな仕組みを見れたことが、すごく面白かったです。
個人特性だと思いますが、私は何かを”作る”ことや、理論通りに動くことが好きなんです。

ただ、エラーで止まった時は、なんで止まるんだ！と思ったこともありましたが、冷静に考えると、こちらが指示した通りにしか動かないということは、私が何か設定を間違ってるんだと気が付きましたね。
まずは私がRPAを習得して、エラーの原因が分かったり、対処できることが増えていくと、エラー箇所を直してあげて実際にスムーズ動いたら、また愛着が湧いて“かわいい”と思います。

RPA活用には、業務分析にいかに時間かけて、分解できるかの勝負だと思います。
そのため、普段から効率良く作業したいと考えている方がRPAに向いているかもしれません。

【株式会社日本パーソナルビジネス】

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