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for Ideal Design

会社共有の仕事場所として利用している方も多い”共有フォルダ”ですが、新規で作成したいフォルダ構成をルール付けすれば、自動で作成できるのではないかと思ってシナリオを作成してみました!

社内もしくは部署ごと、さらにはマイルールでフォルダ作成のルールを決めている方もいると思います。

その保管したいファイルは自分一人だけが使うものなのか、
社内の誰かが利用するのか、
また利用頻度やファイルの数など
によって使用する人がストレスなく業務を行えるかが変わってきます。

このフォルダ構成を見直すだけでも工数削減につながります。
なによりストレスがなくなることが1番期待できる効果です。

あのファイルどこかにあるのかな・・・?
最新のファイルこれで良いのか・・・?
ファイルの名前、分かりにくいな。
階層深すぎるし、直感でここに格納されてると思えない。

最近では格納する場所も様々で、外出先からもファイルの閲覧できるサービスもある。
セキュリティリスクと合わせて、業務内容からどの場所にワークする場所を集めていくかが効率化に繋がる。

ある方から『案件が決まったタイミングでフォルダを自動作成できないか』と相談を頂きましたので、仮の想定業務を基にWinActorでシナリオを作成してみました!

 

(1)デスクトップに3つのフォルダがある

ファイルSV →この場所以下にフォルダを自動作成させる
受注フォルダ →案件を受注したらテキストをここに格納する(※)
処理済フォルダ →処理済みのテキストを移動する場所
(※)今回はテキストファイルだが実運用でのデータ受け取り方法によって変更すると良い

フォルダを自動作成

(2)受注データファイルから必要なデータを取得

工事番号・注文№・案件名・希望納期

受注データファイルから必要なデータを取得

画像7

(3)工事番号によって異なるフォルダ構成を作成する

工事番号によって異なるフォルダ構成を作成する

(4)フォルダ直下にファイル作成

テンプレート.xlsxを用意して、ファイル作成が必要なフォルダ直下に受注情報を追記して格納する

フォルダ直下にファイル作成

完成フォルダ構成▼

完成フォルダ構成

実運用ではもっと複雑なルールでフォルダを作成しているから分岐や条件式が増えていくはずだけど、ルールがあれば(つくれれば)自動化は可能です!
そのルールも、支援の中で一緒に探していくので大丈夫!

効率化、業務改善に行き詰まった方は、データの保管場所、フォルダ構造、活用運用状況の視点から効率化を考えてみてはいかがでしょうか🧐