IT化が進みデータ収集が容易になった現代では、データをいかに活用するかが事業を発展させることに欠かせなくなっています。
しかし、データを活用するためには専門的な知識が必要なため、困っている方も多いのではないでしょうか。
そこで役立つツールがBIツールです。
「データの分析にBIツールが役立つと聞いたけど、どのようなツールかイメージがつかない」
「BIツールの基本的な機能について知りたい」
「BIツールの導入に向けてメリットやデメリットを知りたい」
「BIツールを導入する際に注意するポイントが知りたい」
本記事では、BIツールの導入に向けて上記のような疑問を持つ方に役立つ情報を提供します。
目次
・BIツールの機能
・導入するメリットやデメリット
・導入時に注意するポイント
上記を順に解説します。
BIツールを導入しようと検討されている方には必ず役立つ記事となっていますので、ぜひ最後までご覧ください。
■BIツールとは
BIツールとは、ビジネスインテリジェンスツールの略語です。
企業が持つ多種多様なデータを分析・管理・解析し、業務の効率化と意思決定に活用するツールを指します。
各企業は、基幹システムなどから、売り上げデータや顧客、社員のデータを取りまとめ、日々のデータを蓄積しています。
通常データの蓄積は部署ごとで複数個所に分散され蓄積されることが多いため、
データを一箇所に統合し、BIツールを用いて分析と可視化を行うことで、意思決定の迅速化を図ることができます。
■BIツールの機能
BIツールの機能について順に解説します。
◇データの可視化
BIツールはわかりづらい数字などのデータを、わかりやすく可視化することができます。
BIツールには「ダッシュボード機能」というものがあり、データを一画面にわかりやすく表示します。
また、わかりやすくデータを可視化するだけでなく、目的に合わせてデータを表やグラフで表示することが可能です。
◇レポーティング、OLAP（Online Analytical Processing）
BIツールにはレポーティング機能がついています。
レポーティング機能とはデータをレポーティングする機能で、ExcelやPDFなど様々な形式に変換することができます。
また、BIツールの分析機能を支えているのが「OLAP機能」と呼ばれるものです。
これはOnline Anlytical Processingの略語で、蓄積された大量のデータから多次元データベース上で複雑な集計分析をする機能です。
データアナリストのような専門家でなくとも集計や分析ができるように設計されています。
・ドリルダウン：1つの項目を詳細に掘り下げて分析する機能
・ダイシング：複数の集計軸を掛け合わせて集計する機能
・スライシング：特定の軸を固定して、1つの軸の推移を比較する機能
OLAP機能でできる処理として、上記の3つが挙げられます。
◇データマイニング
データマイニングとは、統計分析の手法をもとにデータを分析し、そのデータの中から役立つパターンを見つけ出すことです。
最近では、AI（人口知能）を活用することが注目されており、コンピューターが機械学習を行うことで、データから有益な法則を導き出すことができます。
◇データの共有、シミュレーション
BIツールを用いることでデータの共有やシミュレーションを容易に行うことができます。
BIツールを各デバイスと連携させることでデータの共有を行うことができます。
また、分析したデータから先の予測を立てることで、シミュレーションを組むことも可能です。
■BIツールを導入するメリット・デメリット
BIツールを導入するメリットとデメリットについて順に解説します。
◇メリット
▲生産性が上がる
BIツールを用いることでデータを多角的に分析できるため、課題を発見しやすくなります。
その結果、生産性を上げることが可能です。
また、データを収集したり、分析したりする手間が省けるといった点も生産性の向上につながります。
▲社内データの管理がしやすくなる
BIツールは企業内の様々な場所に蓄積されたデータをまとめることができるため管理がしやすくなります。
必要なデータを参照したい時にすぐに参照することができます。
▲レポート作成が容易になる
レポートを容易に作成できる点もBIツールを導入するメリットの一つです。
通常、データを整理し、レポートにまとめるには時間を要します。
しかし、BIツールを導入することで、データを整理し、まとめるといった作業を自動でできるため作業時間の短縮につながります。
▲迅速に経営課題に対応できるようになる
BIツールを導入することで、経営課題への対応が早くなります。
BIツールで企業内の様々な箇所に蓄積されたデータを分析できるため、
企業全体の状況を俯瞰し、定量的に把握することができます。
その結果、経営課題を発見することができるため、早期に対応することができます。
◇デメリット
▲使いこなせない場合がある
BIツールを使いこなせず、導入したものの上手く活用できていない企業も少なくありません。
そのため、導入する前にBIツールをどのように活用するのかを明確にし、
使いこなせない従業員のために、ヘルプデスクを設置する等の事前準備が必要です。
▲教育コストがかかる
BIツールで容易にデータが分析できるとはいえ、設定や使用方法を覚えるには時間がかかります。
そのため、社員がBIツールを使えるようにするためには研修などの教育が必要となります。
また、研修を行い、社員を教育するためにはBIツールを熟知した人材が必要なため、
外部の研修サービスを利用するのも一つの手であると考えられます。
■BIツールを導入するための5つのポイント
BIツールを導入するために注意すべき5つのポイントについて解説します。
◇導入の目的の整理をする
まず初めにBIツールを導入する目的を整理しましょう。
どの部署で誰がどのように活用するかが明確でないと、BIツールを導入しても活かされず、導入しただけで終わる可能性があります。
既存事業の改善や新規事業の創出など、導入する目的を明確にしておきましょう。
◇自社のIT環境に即した形態を選ぶ
次に自社のIT環境に即したサービス形態を選ぶことが重要です。
BIツールの提供形態は大きく2つに分かれます。
まず一つ目がオンプレミス型です。
オンプレミス型とは、自社のサーバーにBIツールをインストールし使用する形態です。
メリットは、カスタマイズ性が高く、自社の使用目的に合わせて活用できる点です。
デメリットはもう一つの提供形態であるクラウド型よりも初期費用、ランニング費用が高い点です。
二つ目がクラウド型です。
ASPサービスと呼ばれる提供形態で、サーバーを用意することなくBIツールを利用することができます。
メリットとしては初期費用やランニング費用をオンプレミス型よりも抑えることができる点です。
デメリットは利用がしやすい反面、カスタマイズ性が低い点です。
それぞれの提供形態にメリット、デメリットがあるため、自社のサービスに合った形態を選びましょう。
◇活用するデータを準備する
BIツールを導入する前に活用するデータの準備をしましょう。
どのような目的でBIツールを活用するかにより、使用するデータが異なります。
そのため、BIツールにどのデータを取り込むかを事前に明確にしておく必要があります。
◇教育体制を整える
BIツールの導入に向けて、従業員の教育体制を整えておきましょう。
BIツールを最大限に活用するには、導入するBIツールの特徴や導入目的、使用方法など研修やマニュアル化により、従業員を教育する必要があります。
◇データの活用に抵抗がない風土を醸成する
データの活用に従業員が抵抗を感じないような組織文化を作ることも重要です。
データを活用することで得られるメリットや可能性を社内全体に浸透させることで、
データを活用することが当たり前の文化を作ることができます。
■まとめ
今回は、BIツールの機能、導入するメリットやデメリット、導入時に注意するポイントについて解説しました。
BIツールはデータの分析を容易にするツールですが、導入する際には注意すべき点がいくつかあるため不安に感じる方も少なくないでしょう。
ワークスアイディでは、BIツールの導入を含めたデータの活用に関する全般的なサポートを行っています。
データの活用に取り組むことに不安を感じる方はぜひ一度ご相談ください。
