こんにちは。ワークスアイディの奥西です。
インターネット電話サービス「Skype」が2025年5月5日に終了すると発表されましたね。
今ではTeamsやZoom、Google Meetが主流ですが、かつてSkypeが登場したときは、インターネット電話の革新に驚いた方も多いのではないでしょうか。
時代は移り変わり、今やWEB会議が当たり前の時代に。そして、AI技術の進化で、会議運営をもっと楽にする便利なツールも増えています。
例えば、手間のかかる議事録作成。AIに任せれば、精度の高い議事録を自動で作成できるようになりました。
本日は
議事録の8割は面倒な割に報われない
定例会議や商談、プロジェクトミーティング、社内会議など、日々の業務の中で打ち合わせを行う機会は非常に多いですよね。
会議の内容を記録する「議事録」は重要な役割を担いますが、実はその作業が思ったほど報われていないケースが少なくありません。
実際、作成した議事録がほとんど見返されず、作成にかけた時間や労力に対して生み出される価値が低いこともあります。
それでも、多くの企業では「議事録作成」が文化や慣習として根強く残っています。
もちろん、議事録作成には一定のメリットもあります。
例えば、若手時代に議事録を担当することで「論理的思考力」や「文章作成スキル」が磨かれたという経験がある方も多いのではないでしょうか。
しかし、生成AIや音声認識技術が発展した今、こうした
例えば、従業員300名規模の企業では、1人当たりの会議時間が年間約400時間（月約33時間）とすると、組織全体で
さらに、会議後の議事録作成や回覧、確認作業を含めると、膨大な労力と時間が使われていることが分かります。
すべての会議で議事録が必要なわけではありません。
「内容よりも慣習で続いている会議」や「具体的なアクションを生み出さない会議」は、廃止や頻度の見直しを検討すべきでしょう。
その上で、AI技術、特に音声AIを導入すれば、リアルタイムで会話をテキスト化し、要点を自動抽出できるため、会議後のフォロー作業を大幅に削減可能です。
音声AIの仕組みと技術的背景
音声AIの中心技術には「音声認識」と「自然言語処理」があります。
これらの技術は急速に進化しており、AIが人間の話す言葉を高精度で認識し、意味のある情報を抽出できるようになっています。
・音声認識（Automated Speech Recognition：ASR）
話し言葉をテキスト化する技術です。
特にディープラーニング技術の発展により、話者識別やノイズ環境下でも高い精度で音声を認識できるようになりました。
・自然言語処理（Natural Language Processing：NLP）
テキスト化されたデータの文脈を理解し、要約やキーワード抽出を行う技術です。
これにより、単なる文字起こしにとどまらず、AIが会議の意図を汲み取り、簡潔な要約や具体的なアクションアイテムを整理できます。
例えば、生成AIを活用することで、会議終了直後に重要な決定事項やタスクの一覧が自動的にまとめられるため、会議後の作業負担を大幅に軽減できます。
これらの技術をうまく活用すれば、
音声AIの具体的な活用シーン
（1）会議・打ち合わせのリアルタイム文字起こしと要約
音声AIを活用し、発言を即時にテキスト化。
AIが発言の要点を抽出し、簡潔なサマリーを作成。
会議終了後すぐに要点が共有でき、議事録作成の手間を大幅に削減。
（2）主要な会議ツールとの連携
Microsoft TeamsやZoomと連携し、会議中に自動で議事録を作成。
録音データを基に、後から会議の要約や分析も可能。
音声データを検索可能な形で保存することで、必要な発言や決定事項をすぐに確認できる。
（3）アクションアイテムの自動整理
キーワード抽出機能を活用し、次回会議までのタスクをリスト化。
発言者ごとにタスクを自動分類し、管理者に通知。
タスクごとの期限や進捗状況も追跡可能になり、業務管理がよりスムーズに。
（4）業務改善とナレッジ共有への応用
過去の会議データをAIが解析し、業務の課題点を抽出。
社内ナレッジ共有の一環として、重要な議事録を整理・蓄積。
類似案件のデータと紐付けることで、次回会議の意思決定スピードが向上。
（5）ナレッジ学習による継続的な活用
生成AIを活用し、会議や商談記録をもとに社内のナレッジベースを構築。
AIが蓄積した情報を学習し、次回以降の会議や商談に役立つデータを提供。
継続的にAIが学習することで、使うほどに精度と利便性が向上。
企業が取るべきアクション
まずは小規模な導入から
特定の部署や会議で試験的に運用し、フィードバックを収集する。
現場のニーズをヒアリングし、使いやすい形で実装することがGOODです。
データ活用の仕組みを整える
音声データの分析・活用を進め、ナレッジマネジメントの一環とする。
セキュリティ対策やアクセス制御など対策も一緒に検討するとGOODです。
AIと人間の協働を促進する
AIが担うべきタスクと人間が介入すべきタスクを明確にし、共存のバランスを最適化する。
既存のワークフローに自然に組み込むことで、従業員が負担なく利用できる環境がGOODです。
まとめ
AIの技術は日々進化し、今後さらに企業のビジネスプロセスを変革する優秀なツールですね。
業務の効率化だけでなく、組織全体の生産性向上や付加価値の創出など、AIに任せられることは任せていきましょう！
是非、皆さまの会社でも「会議」「議事録作成」についてAI活用を議論してみてください。
ワークスアイディでも音声AIや生成AIを活用して、議事録の課題や打ち合わせデータを活用したソリューションを提供しています。
是非、AIを活用して日常業務を変化させていきましょう！！
▼生成AI neoAI Chat (音声INPUT機能追加予定)
▼音声AI FrontAgent（商談・議事録ツール）
それでは本日もGOOD JOB！！
ワークスアイディは、「『働く』をデザインする」をコンセプトに、企業の課題解決をサポートします。
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