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周囲の協力と前向きな社風で年間350時間の削減に成功!

株式会社池田理化

商社

RPAの印象は事前になく、種類も全く知りませんでした。
WinActorを導入することが会社の中で決まって、気づいたら伴走型支援が始まっていました…(笑)
実際に触れてみて、プログラミングの知識があったほうがよりやりやすいなと思ったので、
ネットで調べたり書籍を読んで、自分で勉強しながら知識習得を進めていました。
自分が担当している身近な業務の中で本当に簡単なものから始めてみると、シナリオ作成への理解が進みやすかったです。
担当業務をいきなり自動化するのではなく、まず業務フローを見直すというような環境作りも大切だなと実感しています。
RPAとの付き合い方も分かってきたので、今後は得たノウハウを全社に向けて役立てていきたいと思っています。

RPAの導入を決めた背景

  • コロナがきっかけでDX・テレワークを全社で推進することになった。
  • 各支店で行っていた経理に関連する業務を経理部に集約することになり人員増が必要に。
  • 人員増を極力抑えるべく、経理業務の効率化を検討した結果、RPA導入に至った。

RPAに集中できる環境を整えてもらい、業務効率化に成功

RPAを導入する際に業務の再配分も同時に行った

伴走型支援は週に2日で3ヶ月ほど。支援がない日も毎日WinActorの画面を開いて慣れるようにしました。
自宅からもリモートで繋げて支援で作ったシナリオの復習をしていました。
RPAで業務の効率化ができたことを経理部内で説明・理解してもらいながら、
もともとやっていた経理業務をほかの方へ割り振るように部長が働きかけてくれました。
経理業務2割、RPA8割、という業務割合にしてもらえたのはとても大きかったです。
この環境でRPAを活用し効率化を図った結果、
経理部では年間350時間削減、2.3人の分の自動化を実現。
一方、各支店から経理部に業務を集約したことにより、営業部門のアンケート結果では7.4人分の削減効果を出すことができました。

合計150名が自主的に社内説明会に参加

営業部門向けにRPAの作り方や動作を見てもらい理解を深めるためのRPA説明会を社内で実施。これまで6回開催して150人ほどが参加してくれました。
マイナス意見も出るかと思っていたのですが、前向きな意見が思った以上に多く、
事前に「RPAでこんなことができたらいいのに」と自発的に考えてくれている人も多くいることが分かりました。
また、アンケート結果では、RPA化できそうな業務の候補もたくさん上がりましたし、それだけでなくRPA作成に興味のある人が50名ほどもいました。
それを踏まえて、今後の進め方としては
① 営業部門の業務のRPA化を少しずつ進めながら効果を実感してもらう
② 希望者向けに研修を行いながらシナリオ作成者を増やす
上記2つを計画しています。
当面は経理部でRPA推進支援を行っていきますが、理想としては、行く行くはしかるべき部署にRPA推進チームを発足し、社内でRPA作成者を増やすことと、自分の担当業務を自ら自動化することを、旗振り・サポートしていくという流れを作ることが目標です。

今後の展開

実際に効果を実感できると社内のデジタル化のアイディアが増えていきました。まずはそれを実現していくことです。
まだ紙書類も多いためOCRを組み合わせ、RPAをさらに有効に活用できるよう検討していきたいと考えています。
また、効率化の領域だけではなく、価値創出にもテクノロジーを活かしていきたいと思います。

【株式会社池田理化】

株式会社池田理化(https://www.ikedarika.co.jp/)
池田理化は、科学技術の発展をサポートしている理化学総合商社です。
大学・官公庁や民間企業の研究機関等へ、実験設備や分析・汎用機器から試薬・消耗品まで、幅広い製品を提供しています。
創業から90年を通して培ったノウハウと最新の技術情報をもとに、全国18の営業拠点から研究者の皆さまのあらゆるニーズにお応えします。