本日は、「業務改善はソフトウェアだけでない！」についてワークスアイディの奥西が語っていきます。
体制ありきの考え方からの脱却
最近の傾向として、次の組織体制を考える上で、事前に問題の抽出や課題の洗い出しをする傾向があります。
体制ありきの考え方ではなく、問題・課題を前提にフォーメーションを組んで課題解決を実行していくことを、ミッションとして設定していきます。
まずは、組織とか、体制だけではないという事です。
組織や体制から入ると、多くの場合、人や組織の問題がフォーカスされ、本来解決すべき課題への着手が中途半端になるんですよね。
よくご相談頂くのが、「いつまでかかっているんだよ」のスピードの課題です。
そんな中、製造業や物流業のお客様から生産管理や輸出輸入に関するバックオフィスの業務改善の依頼を受けました。
「観察(Observation)」による効果
いざ、改善プロジェクトがスタートし、その中の1つである「観察(Observation)」を行います。
「観察」これが凄く効果をもたらしてくれるんです。
ビジネスプロセスやシステム関連などの調査も重要ですが、物理環境も重要なんですよね。
オフィスのレイアウトからデスク周り、キャビネットからプリンターなど、複数のポイントと人の動きやコミュニケーションを観察していきます。
勿論、PC業務の自動化を期待されている部分もありますので、使用しているPCやモニターもチェックしています。
気づいた事をメモしたり、聞いたりして現場の「なぜ」をたくさん集めていきます。過去の経緯や歴史を含め色々教えて頂けるので、現地現場にはヒントがたくさん詰まっているんですよね。
中には、印刷の多い職場もあります。
決して「紙」が悪い訳ではなく、紙だからこそ、ベテランだからこそ、の効率化もあったりするんです。
とは言え、個人的には職場環境が生産性を産むと考えているので、「紙」のある職場では時間のムダやムラが見つかりやすいので、廃止したいところです。。。
またバックオフィスとはいえ、完全なパソコンワークだけではないケースも多くあります。
それは、人の移動です。
人の移動がある職場には、電話文化が根付いているケースも多くあります。
また、ホワイトボードにも色々書かかれている傾向があります。
これも情報が更新されていなくて本来の目的が達成できていない事もありますよね・・。
ソフトウェアで業務を効率化し、生産性を上げるという事は、既に多くの会社が取り組んでいると思います。
しかし、ソフトウェアでの改善だけでなく情報を共有する仕組みや、チームワークを醸成する仕組みも大事になってきます。
また、職場のレイアウトや動線、収納や整頓、環境を整理するだけでも業務改善に大きな効果をもたらすことに繋がっていきます。
パソコン業務のプロセス改善だけではなく、日頃、当たり前になっている職場環境の不便を発見するところから取り組んでみるのもオススメです。
それでは本日も皆さまGOOD JOB！！
