オフィスの業務改善がうまくいかない時は “視点” を変えるだけで結果が変わる

今日のテーマは『業務改善の心得』です。
大きく2点ございます。

【1】業務改善は 視点 を変えるだけで劇的に変化していく
【2】生産性向上は、まずは業務の 廃止 から開始する

まずはじめに「改善」とは何か。
「改善」とは問題(課題)を発見して解決することです。
ではその問題とは一体なんなのか。
そこから紐解いていく、理解していく必要があります。

改善の心得一つ目に、【1】業務改善は 視点 を変えるだけで劇的に変化していくとあります。
どんな視点が重要なのか具体的に4つ紹介していきます。

①目的
②問い(問題/課題)
③手段
④結果
この4つの視点を一緒に考えていきたいと思います。

━━━━よくあるのが、「手段」を「目的」にしてしまうこと。

みなさんの会社でも業務改善を進めていく上で、「手段」が「目的」になっていることないでしょうか。

例えば、
「マニュアルがあること」を「目的」設定したり、
「仕組みを作ること」にしたり、
「コミュニケーションをもっと活性化していく」を言われたり、
「システム化すること」「システムをつくること」を目的にしてしまうケースがあります。

これらは「目的」ではなく、「手段」であるはずです。
生産性を上げていく、劇的に変えていく視点というのは「目的」がどこにあか、「目的」のはずが「手段」になっていないかを確認します。

目的が「機会損失をなくす」だと、手段は「マニュアルを作成する」となります。
目的が「クレームをなくしていく」に対して、手段は「コミュニケーションの取り方を見直す、活性化させる」となるでしょう。
目的が「対応工数を削減する」であれば、手段に「システム化していく」ことが挙がるかもしれません。

今回の4つの視点（①目的②問い(問題/課題)③手段④結果）の中で、「目的」と「手段」についてお話しましたが、「手段」を「目的」にしてしまうと間違った解決方法をとってしまい、よくあるケースで御座います。

━━━━もう一つ、「問題/課題」が「手段」になっている場合があります。

属人化している受発注業務をもっと標準化する！ということの課題を「手段」にしていると標準化するために「マニュアルを作成する」ということになる。
もはやこれは問題解決ではなく、業務報告になるんです。
標準化するために、マニュアルをつくる。は、業務報告。

なので「問題/課題」と「手段」は違うということです。

━━━━「問題/課題」を「目的」にしている場合。

受発注業務の標準化により効率化を図る。ということが「目的」であれば、どんな「手段」を講じることができますか。
・対応工数を削減していく
・納期を短縮化していく
などが課題解決に繋がる。

そこで講じる「手段」、システム化していく/自動化していく/マニュアル化していくということが実現していくわけなんです。

だから【「手段」を「目的」にしていないか】【「問題/課題」を「目的」にしていないか】という視点が重要となってきます。

━━━━あとは「問題/課題」に対する「結果」

例1▶機会損失が多い　・・・600万の損失がでている
例2▶クレームが多い　・・・月5件平均でクレームが発生
例3▶納期に遅れる　・・・月6件納期遅れが発生

これらを業務改善することによって、結果を生み出していくというのが重要です。
だからまずは「目的」があり、「問題/課題」があり、そこに「手段」を講じて「結果」を出していく。それが業務改善の重要な視点となります。

そして、業務改善では「目的」をどんどん掘り下げていくと、仕事のレベルが劇的に上がっていきます。

大事なことなので、もう一度お伝えします。

「目的」を掘り下げていくと、仕事のレベルが劇的に上がっていきます。

業務改善を視点を変えて、見直していただければ良いのではないかなと思います。