2022年1月、電子帳簿保存法の改正が施行される予定となっています。過去には「ハンコ出社」が注目されたこともあるように、これまで企業の管理部門ではなかなかDXが進んできませんでした。実はこの背景には、従来の電子帳簿保存法も関連しており、今回の改正によって管理部門のDX加速が期待されているのです。
今回の記事では、従来の電子帳簿保存法と比べてどのような点が変わるのかを解説するとともに、管理部門のDXを促進するうえでのポイントもあわせて紹介します。
電子帳簿保存法の改正内容
電子帳簿保存法とは「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」の通称です。
企業には、会計帳簿や決算書類、領収書、請求書など、国税に関するさまざまな書類を一定期間保管しておくことが法律によって義務づけられています。従来の法律では書面で保管することが前提となっていたのですが、これをデジタルデータとして保存しておくことを可能にしたのが電子帳簿保存法です。
今回の電子帳簿保存法の改正内容は、主に以下の4つのポイントに分けられます。
1. 承認制度の廃止
これまでは電子データによる帳簿保存を行う場合、3ヶ月前までに税務署長の承認を得る必要がありました。しかし、今回の法改正によって、国税庁が定める電子帳簿の保存要件の概要を満たし、社内ルールや体制が構築できれば事前承認が不要となります。
- 改正前：3ヶ月前までに税務署長の承認を得る
- 改正後：保存要件の概要を満たし、社内ルールや体制が構築できれば事前承認が不要
2. タイムスタンプ要件の緩和
書類をスキャナで読み取りPDFデータなどで保存する場合、書類の読み込みから3営業日以内に自署による署名およびタイムスタンプの付与が必要でした。法改正後は、従来の自署による署名は不要となり、タイムスタンプの付与期限は最長2ヶ月＋7営業日まで大幅に緩和されることとなります。
- 改正前：書類の読み込みから3営業日以内に自署による署名およびタイムスタンプの付与が必須
- 改正後：自署による署名は不要、タイムスタンプの付与期限は最長2ヶ月＋7営業日
3. 検索要件の緩和
スキャナで読み取った電子データを容易に検索できるよう、これまでは取引年月日や勘定科目、取引金額といった細かな検索要件を満たす機能をシステム上で確保する必要がありました。しかし、今回の法改正によって検索項目は取引年月日、取引金額、取引先に限定され、検索要件が大幅に緩和されています。
- 改正前：取引年月日や勘定科目、取引金額といった細かな検索要件
- 改正後：取引年月日、取引金額、取引先のみに限定
4. 適正事務処理要件の廃止
これまでは定期的に原本とシステム上のデータの照合および検査作業が必須であり、これらの定期検査が終わるまで原本の破棄は不可とされていました。しかし、今後は定期検査による照合作業が不要となったほか、スキャナ保存後は原本の即時廃棄が可能となります。
- 改正前：原本とシステム上のデータの照合作業が必須・検査終了まで原本保管の義務
- 改正後：定期検査不要・原本はスキャナ保存後即破棄が可能
電子帳簿保存法が改正された背景・理由
電子帳簿保存法という法律はもともと存在していたものの、なぜ今回のタイミングで法改正に至ったのでしょうか。その大きな理由のひとつに、これまで企業や組織における管理部門のDXが進んでこなかったことが挙げられます。
従来の電子帳簿保存法では、書類そのものを電子データ化することは認められていたものの、それ以前に税務署長からの事前承認を受ける必要があったり、定期検査による照合作業が必須であったりして手間がかかっていました。書類をスキャナ保存するなどして電子データ化することには対応できていたのですが、必ずしも企業の管理部門にとって工数削減や業務効率化につながるとは限らなかったのです。
せっかくコストや時間をかけて電子帳簿保存法に対応した書類管理を実行したとしても、工数削減や生産性アップに結びつかないのであれば企業にとってメリットは小さく、電子データ化に踏み切る企業も増えません。
このように、管理部門のDXが思うように進んでこなかった背景には、法律面での課題や問題が大きな要因として存在していたのです。そこで、このような状況を打破し、企業の管理部門のDXを促進することを目標として、今回の電子帳簿保存法の改正が行われることとなりました。
管理部門におけるDXを推進するポイント
電子帳簿保存法の改正によってさまざまな課題や問題は解消され、今後企業の管理部門におけるDXは加速していくことが期待されています。しかし、必ずしも法律上の問題がクリアされたからといってDXの推進に直結するとは限らず、企業や組織はさまざまな取り組みを継続していく必要があります。
そこで、企業としてDX推進に向けて取り組むべきポイントを2つ紹介しましょう。
ペーパーレス化の促進・制度化
例えば、経費精算を行う場合、これまでは経費精算の台紙に領収証を貼り付けて管理部門へ提出するといったフローを運用している企業も少なくありませんでした。このような運用をする目的としては、申請案件と領収証を正確に紐付けることはもちろんですが、書類の原本を適正に管理するという目的もあったのです。
ところが、改正後の電子帳簿保存法では原本管理が不要となります。これにより、申請者が領収証そのものをスキャンしデジタルデータとして提出することで完結するため、台紙を提出する必要がありません。
このような運用が全社に浸透すれば、管理部門では大幅な工数削減が見込めますが、一部の社員が従来通りの紙ベースでの申請をしてしまうと2パターンの運用方法が混在することになり、管理部門の負担は以前のままになってしまうでしょう。そのため、ペーパーレス化を全社で浸透させ促進していくためにも、社内ルールとして明確に制定したうえで、できるだけ運用方法を一本化することが求められます。
電子帳簿保存法に対応したワークフローシステムの導入
ペーパーレス化が実現できれば、「申請者が領収証そのものをスキャンしデジタルデータとして提出することで完結できる」と紹介しましたが、データをメールやチャットでやり取りしていると管理部門の業務は複雑化し、ミスが発生することも懸念されます。
そこで、正確かつ効率的にペーパーレス化を促進するためには、ワークフローシステムの導入が不可欠といえるでしょう。改正電子帳簿保存法に対応するためには、電子帳簿の保存要件をはじめとした基準に適合したワークフローシステムを選定する必要があります。
ただし、ワークフローシステムを導入したからといって、必ずしも現在運用しているすべての業務がDX化につながるとはいえません。まずはワークフローシステムへ移行できる業務を見極め、可能な業務から徐々にスタートさせていくことが理想的といえるでしょう。
改正電子帳簿保存法への対応を足がかりに管理部門のDXを加速させよう
今回改正される電子帳簿保存法は、これまでDXが進んでこなかった管理部門における課題を解決するきっかけとなる可能性があります。
ただし、管理部門のDXを推進するにあたっては、管理部門だけの取り組みで解決するとは限らず、社を挙げてルール化・制度化が求められる場合もあるでしょう。自社の管理部門において、どの業務が電子帳簿保存法に関連するのかを切り分けたうえで、法改正に合わせて現在の運用がどのように変更できるかを検討してみましょう。
参考：
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