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コラム

業務可視化の進め方:「業務可視化」を「カレーライスの調理」と解きました。

ワークスアイディ

業務可視化とかけまして、、、さしすせそ。

みなさまの会社でも業務の棚卸しや可視化など取り組まれているかと思います。「標準化」「効率化」「属人化」「生産性」など、何度も出てくるこのワードに、もぉ分かったから何をしたら良いの!!早く教えてっ!!となっていませんか。

本日は『業務可視化とかけまして、料理と解く、その心は・・・・。』編で業務可視化をどのように進めていくと良いのか、”料理”で解いていきたいと思います。

“料理”で例えるならば、みんな大好きカレーライス!!が適切でしょうね。

ジメジメしたこの時期、食欲が落ちる時期には無性に食べたくなりますね!!このままだとカレーライス愛についての記事になりそうなので本題に戻します(汗)

ー「業務」の可視化をカレーライスの調理で考えてみるー

■目的を明確に
まず「カレーライスを作る」という目的ですが、どんなカレーライスをつくりたいですか?
・とにかく早く食べられる手軽なカレー
・こだわり食材でつくる絶品最高級カレー
・量が優先、いっぺんに大量につくれるカレー

そもそも家庭でカレーを作る理由・目的について深く考えるという事はあまりないと思いますが、無意識に”どんなカレー”をつくるか調理する前に頭の中に描かれていると思います。
同様に業務も、どんなアウトプットが必要なのか、必ず目的があります。その目的は何なのかによって、ブレない最優先される事(こだわること)と、あまり優先されないこと(やらないこと)が分かってきます。
今、目の前にある業務は何を目的とした仕事なのか、料理する前に1度確認してみてほしいと思います。

■登場人物を分類する
食材:じゃがいも、人参、牛肉、米、ルー
→業務に置き換えると・・・必要情報、データ
機材:鍋、包丁、まな板、炊飯器、お皿
→業務に置き換えると・・・システム、office、メールなど
作業:人の腕前、レシピ
→業務に置き換えると・・・コックである人間、経験、さじ加減

先に明かしてしまいましたが、「カレーの調理」で必要な①食材②機材③作業 を洗い出してみます。そして「業務」にも当てはめてみると上記のようになります。

■調理実行(業務手順)
目的:早くて手軽においしい定番カレー
定番カレーの調理を遂行するのに必要となる食材(データ)を“加工”していきます。その際には包丁やまな板を活用して食材(データ)を“整理”していきますね。
ここから鍋に具材(データ)を“投入”していきます。具材を入れる順番・タイミングも重要なポイントですよね。

グツグツ煮込んでこれまでの調理を振り返りチェック照合を行います。間違いないことを確信したら、良きタイミングでルーを投入!!さらにさじ加減で我が家の隠し味も投入します。
最後は、お皿に移してカレーライスの完成(業務完了)です!

■食べた感想を基に改善を
今回の目的は「早くて手軽においしい定番カレー」だったので、”早く完成させる”という点においてどうだったか。”手軽”にという点では、もう少し省略できる手順はなかったか。”おいしく”という点では隠し味は適切であったか。

〇食材・・・あらかじめマスターデータ(具材のカット)にしていると調理が楽になるし管理しやすい
〇機材・・・システムを跨ぐ運用になっていると火傷しそう。データの移動が発生しないようなフローに見直す必要がある
〇作業・・・詳細レシピがあると別の人でも同じ味を再現できる。一部の手順は自動化出来る可能性も。

可視化ができた後は、目的を基にそれぞれを3つの視点(モノ・しくみ・運用)で改善してはじめて効果が高まります。
まずはINPUTからOUTPUTまでのプロセスを可視化してみると、改善ポイントの発見や重複作業の見直し、照合チェック業務時間の削減など、これまで視えていなかったことが色々視えてきます。

業務可視化とかけまして、料理と解きます。
その心は安定した味と品質です!少し無理やりだったかな…?
今回はみんな大好きカレーライスの調理で例えましたが、みなさんも自分の行っている「業務」を可視化した後は、得意な何かに例えてみると”改善の糸口”が見えてきたりするかもしれません。

 

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