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コラム

意味のある会議

ワークスアイディ

「さぁ、みなさん今から会議はじめますよー!!」

Aさん:「お疲れ様です。あれっ、〇〇さんまだ来てない!?」
Bさん:「あっ、議事録は誰が取る!?」
Cさん:「えっ、資料印刷するんですか!?」
Dさん:「(終始無言)」

今日はビジネスに関わる方には必須となる『会議』がテーマです。

余談ですが、本日のテーマに「意味のある会議」としたことにも理由がありまして、山口周さんの書籍【ニュータイプの時代 新時代を生き抜く24の思考・行動様式】の中で、ニュータイプは「役に立つ」よりも「意味がある」行動!と書かれていて、私の中のHOTワード”意味のある”と付けました!

ちなみに皆様の会社ではいくつ会議体がありますか!?リモートワークや在宅勤務で会議が増えたという方も居る様ですね。
例えば1時間の会議だとして、1人あたりは1時間でも【1時間の会議×参加人数8名=8時間相当】の時間を使うことになります。それも同時刻に他にも会社の中で会議が発生していたりします。

そうすると、会社全体では1日あたり何時間が会議で時間を費やされていますでしょうか。さらに1ヶ月単位で考えてみると何時間の時間を費やしていますか。

これまで「会議」について考えることがあまりなかったですが、まさに在宅勤務等をせざるを得ない状況になった時、共有事項があるだけで同席してほしい(知っていてほしい)人の時間を合わせて「社内会議」を設定することが増えたことをきっかけに、せっかく皆で合わせた時間を有意義な時間にするにはどうしたらよいのか、と思うようになりました。

この「問い」があれば、あとの流れは分かりますね…?

ビジネスデザイナー 奥西さんは動画の中で「会議」の目的は3つに分かれると分類していました。
①意思決定をする会議
②意見交換をする会議
③共有・報告する会議
3つの目的に合わせて有意義な会議にするためのコツがあるようです。確かに会議の意味や目的を共通認識して参加するだけでも、良い中身で意味のある時間になりそうだと感じました!!

あと、動画では時間の都合上カットしていますが、、、一番辛い会議で終わった後に気持ちが良くない会議ってありますよね。同士が終結して少しでも良くしようと集まったのに、残念な気持ちになるパターンです。。。

社内の会議の全てを有意義な会議にできているわけではないので、ここは私もしっかり反省して、開催する意味のある会議についてみなさんと一緒に考えていきましょう!!

奥西さんは社内で「会議」があまり好きではないことで有名ですが、これを機に分析してみると、①意思決定をする会議 ③共有・報告する会議 についてはほぼ普段の会話の中で実行しています。
あえて時間を設定して「はい、はじめます」という形式ではなく、普段の移動時間やスキマ時間に、電話やチャットで報告を受けて意思決定して伝える。
唯一、②意見交換をする会議 だけはメンバーを集めて議論しています。
とはいえ、なかなか時間内で結論がでないことが多いですが、メンバーの本音・所感を集めて自分だけ満足そうな顔で会議を終えます…(謎)

みなさんのボスによって会議も様々なんでしょうねー♪
少しでも皆様の会議が「意味のある会議」に変化し、事業も良い方向にぐんぐん進みますように!

 

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