業務改善の心得「生産性向上は、まず業務の廃止から開始する」

今回のテーマは『業務改善の心得』です。

【1】業務改善は視点を変えるだけで劇的に変化していく
【2】生産性向上は、まず業務の廃止から開始する

▼【1】はこちら

今回は【2】生産性向上は、まずは業務の廃止から開始する を深堀していきます。
明日からでもみなさんの仕事の生産性を生み出すことができるようになってきます。

『生産性』とは

生産性とは労働投入量、労働に対しての付加価値と言われています。
リソース（人、モノ、お金、時間、情報）というインプット情報を活用して、それより付加価値を生み出す。アウトプットの総量が労働生産性といわれています。

なので、インプットに対して付加価値（アウトプット）を大きくしていくことが生産性を高めていくということです。

生産性向上はもはや企業収益のためだけではありません。
日本の少子高齢化、労働人口の減少が深刻な問題ですよね。
高齢者や女性の方、育児中の方、介護をしている方、時間の制約のある方も含めて全ての人が戦力になる会社でなければ存続はますます難しくなっていきます。

テクノロジーを使ったり、今まで10人でやっていたものを5人で付加価値を出していく。これが生産性向上していくということに繋がっていきます。

今回は、排除することから開始するという話ですが、よく、無駄だとか、ムラとか、無理とか言われたりします。

では、生産性を生むということは一体どういうことか。

それは、いわゆる「作業」といわれるものです。作業というものは決まったマニュアル通りに、どんな難しくても、量が多くても、今までと同じ業務を、同じやり方で、同じ時間で行っているのなら、作業。

そういう意味では付加価値を生むことはできていますが、生産性はキープの状態です。じゃあ生産性を上げていくという事は、「作業」から「仕事」に転換させていくということです。

付加価値を増やしていくということが、重要なポイントです。

「作業」と「仕事」の違いは、付加価値を生んでいるだけではなく、付加価値を増やしているかどうかということです。

例えば、優秀な上司は仕事を減らすことをよく考えます。成果に関係しない、いわゆるアウトプットに繋がっていかない業務は徹底して排除して、簡素化します。生産性なしといわれる”無駄”といわれるものを排除し簡素化しようとしていきます。

一方で上司の仕事が管理が目的になっていくと、これも入力して、この報告書も出して、、、仕事が増えていきます。
そういう意味では成果に向き合う時間が取れなくなっていったりします。

それが全て会議や報告書が無駄だという話ではありませんが、なるべく生産性のないものについては、まず排除する。簡素化しようとする。ということからスタートするのが業務の改善のまず一歩ではないかなと思っています。

そして、もちろんマクロ（広域）の視点も重要ですし、業務をミクロ（詳細）で改善していくということも重要なテーマです。

業務をミクロで改善していくというのは、一つのある受注業務があるとすれば受注業務をやっている手順を見直していくということです。

人が設計していくと大体足し算になっていくことが多くあります。
個々の能力に依存した形での業務オペレーションだと、ミスが起こるとダブルチェック、またミスが起こるとトリプルチェック。

足し算になっている業務をミクロで改善していくと、業務を可視化していくことでよく見えてきます。
それを先ほどのあるべき姿に変えていくためのギャップを、どう埋めていけるのか。なるべく業務というのはスリムにしていくことが重要です。

もちろんその業務自体を廃止していくという作業は大前提あります。
これは事業の活動として必要であるというものについては実行しないといけないわけなんですが、いかにスリムにしていくかというのが重要なポイントで御座います。

業務改善は、フォアキャスティングで現状から積み重ねていくような方法もありますし、未来から実現したいあり方からバックキャスティングで生産性をさらに向上していくという考え方があります。

これからはデジタル化時代です。
デジタルをどう活用して実現したい未来からバックキャスティングで、何を止めて何に特化してやっていくのかという視点も重要になります。

今日から早速皆さんとも話し合って頂きながら、もう一度「目的」「課題」「手段」「結果」これだけをしっかりみて頂くと改善が進みます。

業務改善、オペレーションを効率化していって、付加価値をさらに生んでいく、そして直接的にお客様に事業として提供していくものにリソースを集めていってより生産性を高めていく活動をさせていただいております。