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ショートコラム

「メール添付の容量」問題と「zipファイル」問題。時代に合わせた環境へ見直すことで得られる効果。

奥西新聞 ショートコラム ワークスアイディ ビジネスデザイン デジタル化

「ショートコラムが読みやすい!!」
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そんな声をいただき、モチベーションがアップしております。
日々、旬な話題をテーマにビジネスデザイン事業部の奥西が「どう説くか」をお届けします。

本日のテーマは「メール添付」問題についてです。
多くの方が、この問題を経験しているのではないでしょうか。

メール添付要領の壁

オンライン会議やテレワークなども浸透し、リアルに資料を授受する機会が減りましたよね。
最近では、動画データを活用する機会も増えて、容量が大きすぎてメール添付できないぞー!!問題です。

先日も、メール文面を完成させて、残すところファイル添付となりますが、
そこで資料や動画、画像が容量オーバーとなり、心の中では「Oh my God」状態になります。

先に言ってよー。というやつです…。

パワーポイント資料も画像を挿入して、見えやすく分かりやすくすると容量が増えていきます。
せっかく拘って作った資料が添付できないこともあり、何ともいたたまれないです。
※「いたたまれない」という表現は適切なのか・・・!?

容量の壁を突破することはできず、結局PDFに変換して送るということに・・・。

拘ってデザイン施した資料が問題というよりも、そもそも今の時代にあった容量スペックを考え直した方が良いのでは・・・と思いますよね。

もちろん容量を見直すことで、便利さと引き換えに、無駄なコストが増えてしまうことは望ましくありません。
ですが、携帯利用料金も、20年ほど前はデータ通信を数分行うと、驚くほどの請求がくるのではと慎重に使っていましたが、プランも仕組みも時代に合わせて変化したことで、今では電話もメールもチャットも画像も動画も、いろんなコンテンツをいつでも視聴できて、便利に過ごしています。

コミュニケーションツール

皆さまの会社では、容量の大きい資料の受け渡しは、何を活用されていますか。各社、添付メールの取り組みは色々と実施されていますよね。

よく使われているサービスを少しご紹介します。
思いついたものだけを記載しますので、きっと他にもたくさんあるはずです。

■ファイル転送
ギガファイル便・Firestorage

■オンラインストレージ
Googleドライブ・OneDrive・Dropbox

■チャットツール
Teams・LINE・その他チャットツール

無料で利用できる容量と、有料で利用できる容量が様々ありますね。
もしまだお使いでなければ、チェックしてみてください。

そして電子契約やEDIも増えたお陰で、印刷して封入して郵送する手間が減ったことは誰もが喜ばしいことですよね。
まさにオンラインが前提に変化しましたね。

また、デジタル化が進んだことで、印刷代や郵送代、移動交通費が以前よりも節減されている会社が多いと思います。
最近では、セキュリティの観点からzipファイルは受信しない設定をされている企業も増えていますよね。

オンライン時代に合わせた、データ容量の設計を今一度、見直してみる良い機会になれば嬉しいです。

是非、メールやチャットでの「容量問題」について社内でも議論してみてください!

 

 

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