DXを推進する企業において、RPA導入や活用への関心が高い傾向があります。
DX推進といっても何をすればいいのかわからない方や、RPAとは一体何なのかイマイチわからないという方もいるでしょう。
この記事ではRPAの特徴や、RPA導入のメリットとデメリットを解説していきます。
また合わせてRPAの重要性や活用事例も解説しますのでぜひ最後までご覧ください。
■RPAについて
そもそも、RPAとは何を指す言葉なのでしょうか？
RPAは、業務の自動化や効率アップなどを目的とするビジネスプロセスの自動化に欠かせないものです。
はじめに、RPAとはどのようなツールであるかを解説していきます。
◇RPAとは
RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）を略した言葉です。
簡単に説明すると、作業量の多い仕事や単調なルーティンワークをロボットに任せ、自動化するためのツールです。
ロボット（自動化プログラム）を作成し、単調作業のようなPC上で行う作業を自動化することができます。
RPAが得意とする作業は単調なものが基本ですが、AIを組み合わせて学習させることで、より高度で複雑な作業が可能となります。
◇なぜ、今RPAが必要なのか
ではなぜ、今RPAが必要とされているのでしょうか？
RPAが注目される理由として、日本での生産年齢人口の減少が挙げられます。
少子高齢化が進んでいることによって労働人口・労働力が減少傾向にあるのが日本の現状です。
日本の生産年齢人口は1995年をピークとして年々減少しています。
2021年の生産年齢人口は7,450万人であり、2050年には5,275万人にまで減少すると予想されています。
現在の人材不足に加え、将来さらなる労働人口の減少が見込まれるため、RPAによる作業の自動化が重要視されているのです。
◇RPAとAIの違い
RPAは、しばしばAIと似たように解釈されることがありますが、実際には大きく異なるツールです。
AIはArtificial Inteligenceの略で、人工知能のことを指します。
AIが可能なのは機械学習で、膨大なデータから情報を読み解き、判断や分析ができるツールです。
RPAと比べて、自立した判断ができることが特徴と言えるでしょう。
RPAが業務の自動化を可能にするツールであるのに対し、AIはRPAなどに組み込まれて、データによる分析や判断をおこないます。
人間がRPAのルールを設定することで、RPAはロボットとして決められた作業を進めます。
そのRPAの脳にあたる部分にAIを導入することで、分析や判断、さらには意思決定まで自動化させることが可能です。
■RPA導入における5つのメリット
RPA導入のメリットとして下記が挙げられます。
・業務の効率化ができる
・手作業によるミスを防止できる
・現場単位の業務から自動化が実現
・付加価値の高い業務に集中できる
・業務見直しのきっかけになる
◇業務の効率化ができる
RPA導入の大きなメリットとして、業務の効率化が挙げられるでしょう。
RPAは、人間が設定したルールに従って、決められた作業をこなしていきます。
そのため、人の手でおこなっていた膨大な量の単純作業をRPAに任せられると言えます。
たとえば、膨大な業務量の作業や数値のチェックなどは、RPAが得意とする作業です。
データ入力などのルールが明確な作業をロボットに任せられるため、RPAは業務時間の効率化を手助けしてくれる存在となるでしょう。
◇手作業によるミスを防止できる
RPAは決められた作業のみを実行するため、ヒューマンエラーがありません。
人間が大量のデータ入力をすると、どうしてもミスが発生する可能性があります。
それに対してRPAはロボットなので、ミスをすることがなく、作業ミスやミスによる損失を防止できます。
◇現場単位の業務から導入できる
RPAは専門知識がなくても操作できるため、現場単位の小規模な作業からすぐに導入できることがメリットと言えるでしょう。
自動化させたい業務の洗い出しさえできれば、簡単な作業からRPAを導入できます。
まずは現場単位から導入し、小さく始めることで社内全体にうまくRPAを導入できるでしょう。
◇付加価値の高い業務に集中できる
RPAに業務を任せられるため、人間はより付加価値の高い業務に専念できます。
誰にでもできる作業をRPAに任せることで、より生産性の高い業務にリソースを注げるようになるでしょう。
人間とロボットで得意な作業をわけて、企業全体の生産性アップを目指せるのが、RPAのメリットです。
◇業務見直しのきっかけになる
RPAを導入する際は、どの作業を自動化すればいいかと言った、業務内容の見直しが必要です。
そのため、RPAを導入することは、業務内容見直しのきっかけになると言えます。
今ある業務の洗い出しや業務フローの確認をおこなうことで、今までの業務内容を振り返る機会になるでしょう。
■RPA導入における4つのデメリット
RPA導入には、数多くのメリットがあることがわかりました。
しかし、場合によっては「導入してもいい結果が得られない」といったデメリットが発生する可能性もあります。
ここからは、RPAのデメリットをお伝えしていきます。
RPAの導入を検討している方は、デメリットもあわせてチェックしてみましょう。
・業務停止のリスクがある
・費用対効果が高いとは限らない
・間違いに気づけない恐れがある
・引継ぎ時に注意しなければならない
◇業務停止のリスクがある
RPAは、パソコンなどを使って使用するツールであるため、システム障害やサーバダウンが起こると業務が停止してしまいます。
また、OSやブラウザのアップデートによる停止も考えられます。
RPAを管理する際は、停止した際のフローを想定しておくことが必要です。
◇費用対効果が高いとは限らない
RPAは使いこなせれば便利なツールですが、必ずしも費用対効果が高いとは限りません。
業務の洗い出しやRPAに設定するルールの作成、動作テストをはじめとする等、多くの業務が発生します。
単発的な取組みで終わると期待していた効果を得れなくなりますので、少しづつでも自動化領域を拡げていき、効果を積み上げていく持続的な活動が重要です。
◇間違いに気づけない恐れがある
RPAは決められた作業を自動でおこなってくれますが、その反面、ミスがあったときに気づけない恐れがあります。
データの参照先や記入項目に変更があったときは、その都度ルールを修正しなければなりません。
はじめてルールを作成したときにテストしたり、定期的に作業内容をチェックしたりするなど、メンテナンスしながら運用する必要があります。
◇引継ぎ時に注意しなければならない
RPAで作業を効率化し始める前に、ロボットの作業手順や設計書などの資料を用意しておきましょう。
RPAの作業内容について引継ぎができていないと、作業がブラックボックス化する可能性があります。
引継ぎ時には、RPAに関するマニュアル作成や情報共有が必要です。
ロボットを開発する際には他の方が見ても分かる様にメモを残すようにしましょう。
■RPAの活用事例
RPAの導入は、さまざまな企業・組織で進められています。
そのなかでも、導入に成功したケースを2つ紹介していきます。
◇業務の自動化を循環させ、RPA活用の定着に成功
ルーティンワークに疑問をもち、全社でのRPA導入に成功した例です。
RPAには勤怠や請求給与、データ登録などを任せ、RPAの修正対応を人間がやる業務に変化させています。
全社に向けて、業務の見直しや業務ルールの統一化、さらにはRPAへの理解を促すことで全社でのRPA運用に成功しています。
▼以下の記事で、RPAの導入例を詳しく紹介しています。
◇人一人雇う感覚でRPAを導入、より高度なRPAへ進化
複雑ではない業務から小さく導入を始め、RPA導入に成功した例です。
人一人を雇う感覚で導入し、今ではRPAにお願いできる業務の幅も広がっています。
全社にも「RPAでこういうことができますが、何かお願いできそうな業務はありませんか？」と募集をかけて、業務の効率化を図っている好例です。
▼以下の記事で、RPAの導入例を詳しく紹介しています。
■まとめ
RPAは、適切な手順をふまえて導入すれば、作業効率向上や従業員のリスキリングなどの効果も得られます。
人とロボットが共存して仕事を遂行していくことが、今後さらに重要視されていくと考えられるでしょう。
ワークスアイディでは、RPA導入をトータルで支援する、RPA導入支援サービスを展開しています。
RPA導入を検討している業務についてのヒアリングから運用サポートまで、一貫したRPA導入サポートが可能です。
自社の作業を効率化できるか知りたい、RPAでの業務効率化に興味がある方は、以下から詳しいサービス内容をチェックしてみてください。
▼こちらもおすすめ
