こんにちは。
ワークスアイディの奥西です。
「To Doリスト」ってありますよね。
日常業務の中で行うべきタスクやプロジェクトを、優先順位を付けて管理するためのリストです。
私自身も日々の業務タスクを可視化して、To Doリストから優先順位をつけて仕事を進めています。
毎朝、目を通してどの時間にどのタスクを行うかを
予め想定しながら遂行している方も多いのではないでしょうか。
本日は「To Do」、やるべきことではなく、
To DoとTo Stop
To Doリストの重要な考え方
To Doリストは、以下の4つに分類する考え方が有名です。
- 重要かつ緊急
- 重要だが緊急ではない
- 緊急だが重要ではない
- 緊急でも重要でもない
「重要かつ緊急」「重要だが緊急ではない」
この2つが特にやるべきタスクの重要な優先順位と考えられますね。
この「To Do」も大事ですが、ここからは
「何をしないのか」を明確にして生産性向上
企業における生産性向上の追求は、多くの場合、「何をやるか」に焦点が当てられがちです。
先ほどの「To Do」リストのその考え方の一つです。
例えば、ビジネスプロセスコンサルティングのプロジェクトでも
「どの業務を自動化するのか？」「どこを効率化するのか？」など、やるべき課題の抽出を行います。
もちろんWhatを検討することは間違いではないのですが、
少し視点を変えて捉えてみることも、重要なポイントです。
自動化の場合だと、「どの業務を自動化するか」の発想よりも
「人がするべき業務はどんな業務なのか」を定義することをオススメしています。
これは
この視点の転換が、実は生産性を向上させる鍵となります。
では、「To Stopリスト」の活用方法を通じて、
どのようにして無駄な業務を削減し、価値のある活動に集中するかを考えてみましょう。
仕事の生産性は引き算の発想
生産性向上というと、一般的には新しいツールの導入や
効率的なプロセスの追加など、足し算の発想が多く見られますが、
ビジネスの現場では、むしろ引き算の発想が必要です。
不要な業務を減らし、重要な仕事にリソースを集中させることで、結果的に生産性が向上するのです。
多忙な日々の中で、「何をやるか」に意識を集中しがちですが、
「何をやらないか」を決めることは、それ以上に重要です。
何か新しいことを始めるには、必ず何かを手放さなければなりません。
限られた時間とリソースを最大限に活用するためには、
To Stopリストの洗い出し方法
「何をやるのか」は比較的に決めやすいのですが、
「何をやらないか」を決めることの方が案外難しいですよね。
今日からでも皆さんができる「To Stop」を
講演や商談でよく話しをする3つのポイントに絞って紹介しますね。
1. 定例会議
定例会議は多くの企業で習慣化されていますが、
参加人数も多い割には、
例えば、毎週行われる進捗確認会議。
これが単なる情報共有の場となっている場合、他の方法で代替できないか検討するのも一つですね。
具体的には、メールやチャットでの共有、進捗状況を自動で更新するツールの活用などが考えられます。
無駄に集まることが目的とした会議は見直されていきますね。
2. 引き継がれた業務
前任者から引き継がれた業務には、
「作業」は引き継がれていますが、
例えば、
- 定期的に行われるデータ入力作業。
- 誰が見て何を判断しているのか分からない資料。
- 複雑化された業務プロセスの割には役に立っていない作業。
どこの会社にも継ぎ足しの秘伝タレのように、長年の慣習で行われている業務がありますよね。
問題は慣習となったはじまりの根源を、誰もが理解していないまま定着していることです。
現在のビジネスの「目的」にあっているのか、
3. 再発防止のダブルチェック・トリプルチェック
ミスを防ぐために行われるダブルチェックやトリプルチェックは、過剰になると生産性を低下させます。
本来であれば、ミスが発生した場合に想定されるリスクの「高い」「低い」によって仕分ける必要があります。
しかし、リスクの「高い」「低い」にかかわらず、
ミス防止を目的にダブルチェックやトリプルチェックをしていないでしょうか？
結局は人が携わるプロセスにおいては、ミスは一定の許容範囲と考えないといけないですよね。
その中で、ミスが発生した際のリスクや損失と、それに
また、非効率とはプロセスだけではありません。
例えば、稟議の承認や決裁に関係する人数が多いほど、完了までの時間を費やしてしまいます。
中身の議論より手続きの正当性が重要視されてしまい、それこそ承認を得ることが目的となっているケースもあります。
承認プロセスに時間がかかるということは、
承認が必要となるような、重要な仕事を止めることになり機会損失は大きいです。
再発防止のダブルチェックやトリプルチェック、承認や決裁プロセスは
まとめ
「何をやるか」ではなく「何をやらないか」を明確にすることが重要です。
これは事業戦略の立案にも重要となる考え方ですね。
「To Stopリスト」を活用し、不要な業務を削減することで、
企業にとって価値のある活動に集中する環境作りも大事です。
また、「人は見られると生産性が上がる」という観点もありますよね。
「オープンな環境」や「オープンなコミュニケーション」など
業務の透明性を高めることで、個々の業務が持つ意味や価値が再評価されます。
是非、皆さまの会社でも「To Stop」について
議論してみてください。
本日もGOOD JOB！！
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