月に約70時間掛かっていた業務が約2時間にまで短縮！ 書籍流通業界の老舗中堅企業のデジタルレイバー活用術

導入のポイント

1. 大規模なシステム導入を行わず、まずは既存の業務フローのままRPAを適用！
2. 基幹システムの入れ替えの繋ぎのシステムとして、RPAを活用！
3. 業務フローを変えずそのまま適用し、活用しながらフローを見直したことで早期に効果発揮！

導入に至った経緯

同社では、 「お客様店舗に在庫がなく、急に話題になり調達が難しい商品を短期間で納品できるサービス」 や「コミックの新刊、雑誌の発売日にお届けするサービス」などを提供しています。
しかし、これらのサービスの一部で、お客様とのやりとりをExcelで行っているものがあり、毎月1,000ファイル以上もあるため担当者1人が張り付いてしまう状況でした。

この運用を担当していたベテラン社員が退職してしまうことになり、業務の引き継ぎ問題が浮上。
新たに後任を採用するため活動していましたが、なかなか決まらない状況でした。
そんなとき、弊社社長の道下がワークスアイディ株式会社の池邉社長の講演を聴き「RPA」というものを初めて知り、興味を持ったことがきっかけで、私に導入前提で情報収集するよう指示がありました。

導入に踏み切ることができた要因としては、もちろん人が少なくなっていることや採用難といったこともありましたが、
新規事業の企画などクリエイティブな仕事に、適性もスキルもある社員にも定型業務をやって貰っている現状に危機感がありました。
会社としてもそういった機会を作っていかないと今後成長していくのが難しくなる、良い機会だから一度チャレンジしてみようということになりました。

導入効果

ハンズオン研修で納品データを集めて販売管理システムに取り込み、販売データを作成するところまでのロボットと請求書発行システムから請求書を発行するロボットの2体を作りました。
プログラミングの知識もなく、こういったことは初めてだったので不安もあり、エンジニアじゃないと作れないかなと思っていたものを作ることができて、完成したときは感動しました。
このロボットはこれまで月約70時間掛かっていた作業を約2時間にまで短縮でき、今では本当になくてはならない存在になりました。

RPAを入れたことで見えた課題

今回RPAを導入してわかったことが3つあります。

１つ目は、業務に精通している人がロボットを作った方が良いということです。
これは、単純にロボットが作れるだけでなく、「どうしたらもっと業務効率が良くなるかのイメージ」を持っていないと作ったもののあまり効率化されないロボットになってしまうからです。
また、実際私が研修後に現場担当者から直接ヒアリングして開発したのですが、分岐が多かったり、人の判断が所々入ってしまったりしてうまくいかないことがあったからです。

２つ目は、RPAを導入したことによって、人の時間が簡素化されました。
しかし、導入範囲を拡大していく場合は開発する人の時間をどうやって作るか、周りがどれだけ仕事を引き受けられるか、そのジレンマみたいなものがあります。

そして最後は、専属でRPAを開発できる人の採用や、社内で開発できる人を育成していくなどの余裕が今はないので、
ロボを増やしていく場合は、ワークスアイディさんのようなパートナーと一緒にやっていった方が結果的に早く作れて効率化できると思いました。

今後の展開

まずは、自部門のなかでさらに効率化できるように、特にパートタイムの方にお願いしている一部の業務にExcelを使った「繰り返し」が多く発生する作業があるので、こういった作業を中心に効率化していきたいと思っています。

※2019年 9月現在

【株式会社 春うららかな書房】

書籍の卸売りと合わせて、店舗の構築、運営方法、高付加価値サービスを提供することで、トータルな店舗運営をご提案する「本の提案型総合商社」を目指している株式会社春うららかな書房。
同社の仕掛けで大きな成功を収めているのは、アミューズメント施設や携帯ショップ、温浴施設などに対するコミックのシェアリング事業。
より多くのお客様にサービスを利用していただけるようにと日々の業務に取り組んでいる同社取締役管理本部長竹原氏に「RPAの導入経緯」や「導入後に見えた課題」などについてお話をお伺いしました。

http://uraraka.co.jp/