ワークフローとは？見直すことのメリットと課題について解説

こんにちは、ワークスアイディの奥西です。

「ルールを作ると、その上にさらにルールが積み重なる」。私が新卒で入社した時に上司から言われた一言です。
「なるべくルールは作らない方が良い」との意味も込められていたこの言葉は、今でも私の心に残っています。

とはいえ、企業で働く以上、ルールや手続きは避けて通れませんよね。
最近も商談中のお客さまから、業務改革に関するご相談をいただき、その中でワークフローの見直しが話題となりました。
ただ、組織文化や業務プロセスの一部として重要である一方、会社の文化やカルチャーもあり、見直すことが難しい側面もあります。

今回は、そのワークフローについて詳しく見ていきましょう。

ワークフローとは？

ワークフローとは、業務プロセスにおける一連の手続きや承認フローのことです。
例えば、見積書の承認や経費申請など、企業の日常業務で頻繁に発生する申請業務を指します。

会社の規模が大きくなるほど、ワークフローの複雑さも増し、承認プロセスに時間がかかることがあります。
皆さんの会社でも、ワークフローにフラストレーションを感じている方がいるかもしれませんね。

なぜ申請業務が存在するのか？

申請業務の目的は、業務の効率化と透明性を高め、手続きの漏れや遅れを防ぐことです。
組織内の手続きを標準化し、必要な承認や確認をスムーズに行うことで、業務の流れが最適化され、組織全体の生産性向上に繋がります。
また責任の所在を明確することも出来ます。

ワークフローの歴史と進化

ワークフローという概念は、企業の規模が拡大し始めた20世紀初頭から存在しています。
当初は紙に申請内容を手書きし、上司や関連部署に回して承認を得るのが一般的でした。
アナログな時代には、紙を回覧して情報を共有することも日常的でしたが、これには時間がかかり、ミスが発生することも多々ありました。

1990年代に入るとコンピューターが普及し、企業がペーパーレスで承認プロセスを行えるワークフローシステムを導入し始め、申請の進行状況をリアルタイムで追跡できるようになりました。この結果、プロセスの透明性が向上し、業務全体がスムーズに進行するようになったのです。

特に、近年は新型コロナウイルスの影響でリモートワークが広がったことにより、紙を使った業務が難しくなり、デジタル化の必要性が一層高まりました。
ただし、会社の組織形態や部署間の関係によっては、ワークフローの見直しが遅れているケースもあります。
この機会に、皆さんの会社でもワークフローの再評価を検討してみてはいかがでしょうか。

ワークフローの4つの種類

シーケンシャルワークフロー

シーケンシャルワークフローは、各ステップが順番に進行する形式です。
前のステップが完了しない限り次のステップに進めないため、進捗が明確で、全ての関係者が適切なタイミングで手続きを進められます。
出張申請など、申請者が申請を行い、上司が承認し、その後経理部が処理を行う、という順序が明確な業務に最適です。

並列ワークフロー

並列ワークフローでは、複数のプロセスが同時に進行します。
大規模なプロジェクトで複数部門が同時に作業を行う場合に有効で、全体の作業時間を短縮できるメリットがあります。
例えば、新製品の開発プロジェクトで、デザイン部門と製造部門が同時に別々のステップを進める場合に使われます。

アドホックワークフロー

アドホックワークフローは、通常の手順から外れる特別な状況に対応する柔軟なワークフローです。
緊急時の承認や臨時対応などに適しており、柔軟にルールを変更できるため、予期しない事態にも対応可能です。
ただし、柔軟さに頼りすぎると規定のフローに戻される可能性もあるため、バランスが重要です。

ステートマシンワークフロー

ステートマシンワークフローは、進行状況に応じて状態が変化する動的なワークフローです。
タスクが進行しても、条件次第で前に戻ったり、異なる状態に分岐することが可能です。
内容や状況によって、対応部署や解決方法が異なる場合、問い合わせ内容に基づいて柔軟に対応することができます。

ワークフローシステムの課題とメリット

ワークフローシステムには多くのメリットがある一方、いくつかの課題も存在します。

課題

まず、一般的な課題として、システム導入時の設定やカスタマイズに時間がかかる点が挙げられます。
従来の業務フローをシステムに適応させるためには、全体的な見直しと組織全体での調整が必要です。

また、ユーザーインターフェースが複雑で使いにくい場合、従業員がシステムを適切に使いこなせず、結果的に非効率な業務が発生することもあります。さらに、定期的なメンテナンス（組織異動や役職変更への対応）も重要な課題です。

メリット

一方、ワークフローシステムのメリットとしては、業務の可視化が進み、どのステップで滞っているかを簡単に確認できるため、処理の遅延を防ぎ、業務の進行スピードを向上させることができます。
承認や確認のプロセスが自動化されることで、手作業によるミスが減少し、申請忘れや承認遅延などのトラブルも防ぐことが可能です。さらに、ペーパーレス化によりコスト削減や環境保護にも寄与します。

最終的に、ユーザーにとって分かりやすく、使いやすいシステムであることが、ワークフローシステムの成功において最も重要です。

まとめ

ルールベースの業務は、今後もAIやRPAによってさらに自動化が進むでしょう。申請プロセスや承認の判断には、一定のルールが存在しているため、自動化することは十分に可能です。

ただし、理想的なワークフローの未来像は、単に自動化するだけではなく、人間が関わるべき重要な意思決定に集中できる環境を整えることです。
多くのワークフローを自動化しつつ、意思決定が困難なケースや例外的な状況には、人間のエネルギーを使って対応していくことが求められます。

業務の透明性を高めることで、よりスピーディな意思決定が可能になり、申請業務から解放され、実行に重点を置いたアクションを進められることが重要です。

ぜひ、皆さんの会社でも「ワークフロー」について議論を深め、自動化と効率化を進めてください。

今日もGOOD JOB！

ワークスアイディは、「『働く』をデザインする」をコンセプトに、企業の課題解決をサポートします。

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